CEFA-Toolbox - Cell Format Counter

Die Werkzeugsammlung für Benutzung, Analyse und Optimierung von Zellformatierungen

Allgemeines
Die Benutzeroberfläche
Arbeiten mit dem Tool

Bei aktiviertem Add-In enthält das Menü "Format" in Microsoft Excel einen zusätzlichen Menübefehl "Cell Format Counter...". Dieser Menübefehl ist auch dann verfügbar, wenn kein Tabellenblatt aktiv ist, d.h. bei einem Diagramm- oder Makroblatt sowie bei aktivertem Diagrammobjekt. Das Ausführen des Cell Format Counters ist bei aktiviertem Dialogblatt dagegen nicht möglich. Über den Menübefehl wird das Dialogfenster des Cell Format Counters geöffnet, wobei während dem Öffnenvorgang automatisch die neuesten Kennzahlen ermittelt werden. Die Kennzahlen werden in den Feldern unter "Aktuelle Messung" angezeigt. In der mit "Letzte Messung" angeschriebenen Spalte stehen die Kennzahlen der zuletzt durchgeführten Messung. Eine Messung wird durch das Öffnen des Dialogfensters automatisch durchgeführt. Sie können jederzeit explizit eine neue Messung durchführen, indem Sie auf die Schaltfläche "Aktualisieren" klicken.

Die Benutzeroberfläche

Das Anwendungsfenster

Cell Format Counter Version 2.0

Folgende neue Elemente sind auf dem Anwendungsfenster zu finden:
- Anzeigefeld mit Hinweis, ob die Mappe nicht gespeicherte Änderungen enthält
- Spalte "Veränderung" mit Anzeige aller Veränderungen gegenüber der letzten Messung
- Schaltfläche "Optionen" zum Öffnen des Optionen-Dialoges
- Schaltfläche zum Speichern der aktuellen Messwerte in die Arbeitsmappe
- Schaltfläche zum Laden der in der Arbeitsmappe gespeicherten Messwerte

Anzeigefelder

· Aktuelle und letzte Messung:
Durch Vergleichen der Daten von "Aktuelle Messung" und "Letzte Messung" können Sie feststellen, wie sich die Werte seit der zuletzt durchgeführen Messung verändert haben. Wie in der obigen Abbildung zu sehen ist, ist die Anzahl bereits verwendeter Zellformate seit der letzten Messung um den Wert 36 gestiegen (1395-1359) und die Anzahl noch verfügbarer Zellformate um 49 gefallen (2619-2668). Wie gut zu erkennen ist, hat sich die Anzahl verfügbarer Formate nicht im gleichen Verhältnis wie die Anzahl verwendeter Zellformate verändert (+36/-36). Die Anzahl maximal in dieser Arbeitsmappe benutzbarer Zellformate hat sich seit der letzten Messung ebenfalls geändert, und zwar ist er von 4027 auf 4019 gefallen (-13). Die effektive Anzahl noch verfügbarer Zellformate beträgt somit 49 (36+13).

· Maximale Anzahl Zellformate:
Die maximale Anzahl Zellformate, die in einer Arbeitsmappe verwendet werden können, kann nicht nur von Mappe zu Mappe verschieden sein, sondern kann sich auch bei ein und derselben Mappe während ihrer Bearbeitung verändern. Aus diesem Grund gibt Microsoft als Spezifikation für die maximale Anzahl verschiedene Zellformate einen Wert von ungefähr 4'000 Zellformaten an (vgl. Microsoft Knowledge Base-Artikel 213904). Der Cell Format Counter kennt und berücksichtigt sämtliche Einflussfaktoren beim Berechnen der Kennzahlen. Es wird daher grundsätzlich immer der zum gegenwärtigen Zeitpunkt exakte, korrekte Maximalwert für die Arbeitsmappe angezeigt.

· Auslastungsgrad:
Der Auslastungsgrad zeigt die Anzahl verwendeter Zellformate in Prozent (Maximale Anzahl Zellformate = 100 %). Je höher der Wert desto höher die Notwendigkeit einer Überarbeitung/Vereinfachung der verwendeten Zellformate. Erreicht der Auslastungsgrad 100 %, so erscheint in Microsoft Excel die Fehlermeldung "Zu viele verschiedene Zellformate".

· Benutzte Zellen / Zellen pro Zellformat:
Im Feld "Benutzte Zellen" wird angezeigt, wie viele Zellen die benutzten Zellbereiche aller Tabellenblätter der Arbeitsmappe zusammen umfassen. Im Feld "Zellen pro Zellformat" ist angegeben, wie viele Zellen im Durchschnitt das gleiche Zellformat verwenden. Es stehen immer zwei Werte: Der eine Wert zeigt die Anzahl als Ganzzahl (abgerundet, weil es nur ganze Zellen gibt); der andere Wert zeigt die Anzahl Zellen pro Zellformat auf zwei Dezimalstellen genau (damit ein Vergleich mit der letzten Messung auf dann möglich ist, falls sich der Wert weniger als 1 verändert hat).

Steuerelemente

· Kurzbeschreibung/Hilfe:
Zeigt eine kurze Beschreibung des Cell Format Counters.

· Info:
Öffnet den Info über-Dialog.

· ToolTips:
Schaltet die ToolTips ein/aus.

· Optionen:
Öffnet das Optionen-Dialogfenster.

· Messwerte laden:
Lädt die zuletzt gespeicherten Messwerte aus der Arbeitsmappe und zeigt sie unter "Letzte Messung" an. Wenn die Mappe keine Messwerte enthält, erscheint ein entsprechender Hinweis. Bevor die Messwerte geladen werden, erscheint eine Rückfrage und das Datum, an welchem die Werte gespeichert wurden.

· Messwerte speichern:
Trägt die Werte der aktuellen Messung in die Arbeitsmappe ein. Messwerte einer älteren Messung werden dadurch überschrieben. Die Werte werden als benutzerdefinierte Dokument-Eigenschaften abgelegt und werden erst beim Speichern der Arbeitsmappe endgültig gespeichert. Die Messwerte können in Microsoft Excel auch über Datei/Eigenschaften (Registerseite "Anpassen") nachgesehen werden. Sie können die abgelegten Messwerte explizit löschen, indem Sie im Optionen-Dialog auf "Gespeicherte Werte löschen" klicken.

· Aktualisieren:
Aktualisiert die Messwerte beziehungsweise führt eine neue Messung durch. Die bisherigen Messwerte werden in die Spalte "Letzte Messung" übertragen und unter "Aktuelle Messung" die aktuellen Werte angezeigt. Die Messwerte werden auch aktualisiert, indem Sie den Cell Format Counter schliessen und neu aufrufen (Menü Format/Cell Format Counter).

· Schliessen:
Schliesst und beendet den Cell Format Counter.

Das Optionenfenster

Über das Optionen-Dialogfenster werden die Einstellungen des Cell Format Counter vorgenommen.

Cell Format Counter: Optionen-Dialog

Arbeiten mit dem Tool

Die Benutzung des Tools ist ganz einfach. Wenn Sie den Menübefehl Format/Cell Format Counter in Microsoft Excel ausführen, öffnet sich das Anwendungsfenster des Cell Format Counters. Sie sehen automatisch die aktuellen Kennzahlen, weil sie bereits beim Öffnen des Fensters ermittelt werden.