CEFA-Toolbox - Style Expert

Die Werkzeugsammlung für Benutzung, Analyse und Optimierung von Zellformatierungen

Allgemeines
Die Benutzeroberfläche
Die Funktionen
Arbeiten mit dem Tool

Bei aktiviertem Add-In enthält das Menü "Format" in Microsoft Excel einen zusätzlichen Menübefehl "Style Expert...". Dieser Menübefehl ist auch dann verfügbar, wenn kein Tabellenblatt aktiv ist, d.h. bei einem Diagramm-, Makro- und Dialogblatt, sowie bei einem aktiven Diagrammobjekt. Anhand dieses Menübefehls wird das Hauptfenster des Style Experts geöffnet.

Die Benutzeroberfläche

Style Expert: Kontextmenü
Abbildung: Kontextmenü des Style Expert

Style Expert: Dialogfenster "Liste erstellen"
Abbildung: Dialogfenster zum Erstellen von Listen

· Listentyp:
Text folgt.

· Ausgabeort:
Text folgt.

· Optionen:
Text folgt.

Die Funktionen

Funktionen zum Anlegen von Formatvorlagen
Neue Formatvorlage erstellen (auf Basis von):
- Individuelle Formatierung
- Formatierung der selektierten Zelle
- Formatvorlage der selektierten Zelle
- Standard-Formatvorlage
- Formatvorlage 'x'

Funktionen zum Selektieren von Zellen
· Zellen mit der/den gleichen Formatvorlage(n) wie die selektierte(n) Zelle/Zellen selektieren
· Zellen selektieren, die eine bestimmte FV verwenden (dabei anzeigen, wie viele Zellen selektiert wurden)
· Zellen hinzuselektieren, die eine bestimmte VB verwenden (dabei anzeigen, wie viele Zellen und welche Formatvorlagen bereits selektiert wurden)
· Zellen selektieren, deren Formatierung nicht mit der von ihnen verwendeten Formatvorlage übereinstimmen
· Zellen selektieren, deren Formatierung mit der Formatvorlage x übereinstimmen, diese Formatvorlage jedoch nicht verwendet wird
· Alle Selektionen für das aktive Blatt oder für alle Blätter

Funktionen zum Löschen von Formatvorlagen
· Formatvorlage der selektierten Zelle löschen
· Formatvorlagen der selektierten Zellen löschen
· Alle unbenutzten Formatvorlagen löschen
· Unbenutzte benutzerdefinierte Formatvorlagen löschen
· Unbenutzte integrierte Formatvorlagen löschen
· Redundante Formatvorlagen löschen
· Ausgewählte Formatvorlage löschen
· Mehrere ausgewählte Formatvorlagen löschen
· Alle Formatvorlagen löschen
· Benutzerdefinierte Formatvorlagen löschen
· Integrierte Formatvorlagen löschen
· Allen Zellen, die von der Löschung betroffen sind, neu die Formatvorlage x zuweisen
· Vor dem Löschen überprüfen, ob die Formatvorlage von Zellen verwendet wird
· Das von der gelöschten Formatvorlage verwendete Zahlenformat löschen, sofern es ein benutzerdefiniertes ist und von keiner Zelle mehr verwendet wird

Funktionen zum Zuweisen von Formatvorlagen
· Andere Formatvorlage der selektierten Zelle zuweisen
· Andere Formatvorlage den selektierten Zellen zuweisen
· Die von der selektierten Zelle verwendete Formatvorlage erneut der Zelle zuweisen
· Die von den selektierten Zellen verwendeten Formatvorlagen erneut den Zellen zuweisen
· Vor dem Zuweisen die Formatvorlage der Zelle auf "Standard" setzen

Funktionen zum Erstellen von Listen

· Liste der Formatvorlagen
· Liste der integrierten Formatvorlagen
· Liste der benutzerdefinierten Formatvorlagen
· Liste der Formatvorlagen mit Formatierungen
· Liste der Formatvorlagen mit Anzahl Zellen je Formatvorlage des aktiven Blattes
· Liste der Formatvorlagen mit Anzahl Zellen je Formatvorlage der Mappe total
· Liste der Formatvorlagen mit Anzahl Zellen je Formatvorlage der Mappe pro Blatt
· Liste der benutzten Formatvorlagen
· Liste der unbenutzten Formatvorlagen
· Liste der benutzten, integrierten Formatvorlagen
· Liste der unbenutzten, integrierten Formatvorlagen
· Liste der benutzten, benutzerdefinierten Formatvorlagen
· Liste der unbenutzten, benutzerdefinierten Formatvorlagen
· Liste der Formatvorlagen mit Angabe der sechs Include-Optionen
· Auf Wunsch mit Angabe einer Zelladresse pro Formatvorlage
· Auf Wunsch mit Statistik (z.B. Anzahl realer und in Prozent)
· Listenausgabe bei aktiver Zelle, auf neuem Blatt oder in neuer Mappe
· Liste mit Spaltenüberschriften
· Liste mit Summen
· Liste mit zusätzlicher Angabe der internen Formatvorlagennamen
· Liste für das aktive Blatt, pro Blatt oder pro Mappe

Spezial-Funktionen

· Formatvorlagen mit redundanten Formatierungen anzeigen
· Formatvorlagen-Presets verwalten
· Formatvorlage kopieren (duplizieren)
· Formatvorlage in andere Mappe kopieren
· Bestimmte Formatvorlage aus einer anderen Mappe zusammenführen
· Alle Formatvorlagen aus einer anderen Mappe zusammenführen
· Formatvorlagen mit gleichen Namen anzeigen
· Formatvorlagen mit gleichen Formatierungen anzeigen
· Zusammenführen-Optionen:
- Nicht zusammenführen (bisherige behalten),
- Zusammenführen (bisherige ersetzen),
- Zusammenführen (nur wenn bisherige nicht verwendet wird),
- Zusammenführen (neue mit einem anderen Namen versehen),
- Zusammenführen (bisherige mit einem anderen Namen versehen),
- Vorgang abbrechen

Arbeiten mit dem Tool

Empfehlungen und Tipps

» Arbeiten Sie möglichst konsequent mit Formatvorlagen. Der wohl grösste Nutzen dabei ist, dass alle Zellen, die gleich aussehen sollen, tatsächlich auch gleich aussehen.

» Verändern Sie nur im Ausnahmefall die Formatierungen der Standard-Formatvorlage.

» Nach dem Einfügen eines Blattes, egal welcher Blatttyp und egal ob es ein neues, ein hinzukopiertes oder ein hinzuverschobenes Blatt ist, sollten zuerst die Formatvorlagen aufgeräumt werden.

» Nach dem Löschen einer Formatvorlage sollte das referenzierte Zahlenformat gelöscht werden, sofern es nicht noch von Zellen direkt verwendet wird.

» Deaktivieren Sie bei einer Formatvorlage alle Formatierungsoptionen, die nicht zwingend aktiviert sein müssen (z.B. Zahlenformat, Schrift, Ausrichtung etc.).

» Definieren Sie Formatvorlagen nicht auf Vorrat. Erstens wird eine Arbeitsmappendatei dadurch grösser und zweitens belegt jede Formatvorlage ein eigenes Zellformat. Zum Benutzen einer Formatvorlage werden folglich immer zwei Zellformate beansprucht. Eines für die Formatvorlage selbst und eines für diejenige Zellen, welche die Formatvorlage verwenden.

» Definieren Sie eine Formatvorlage so, dass bei einer mit dieser Vorlage formatierten Zelle keine Formatierungen explizit angepasst werden müssen. Durch das Anpassen würde eine Zelle eine gemischte Formatierung erhalten, d.h. dass gewisse Formatierungen von der Formatvorlage übernommen werden und andere Formatierungen spezifisch für diese Zelle definiert sind.

» Geben Sie Formatvorlagen möglichst sprechende Namen. Formatvorlagennamen dürfen bis zu 255 Zeichen lang sein und spezielle Zeichen wie Stern (*), Plus (+), Bindestrich (-), Unterstrich (_), Ausrufezeichen (!) und dergleichen enthalten.

» Microsoft Excel bietet eine Funktion für das Zusammenführen von Formatvorlagen aus anderen Arbeitsmappen. Räumen Sie nach dem Zusammenführen immer zuerst die Formatvorlagen auf.

» Verwenden Sie in Formatvorlagen für Schriftgrade nur Ganzzahlen, also keine Dezimalzahlen wie beispielsweise 10.5, 9.25 oder 8.95.

» Überprüfen Sie gelegentlich, ob es Formatvorlagen mit exakt übereinstimmenden Formatierungen gibt. Löschen Sie bei solchen redundanten Formatvorlagen alle Duplikate. Zum Aufspüren von doppelten Formatvorlagen verwenden Sie am besten die für diesen Zweck bereitgestellte Analysefunktion des Style Expert. Redundante Vorlagen können Sie komfortabel mit der Zusammenlegen-Funktion zu einer einzigen Formatvorlage vereinen.

» Verwenden Sie in Formatvorlagen keine "exotischen" Schriftarten, also solche, die auf dem Ziel-System möglicherweise nicht verfügbar sind.

» Kontrollieren Sie gelegentlich, ob es Formatvorlagen gibt, die von einer einzigen oder nur sehr wenigen Zellen verwendet werden. Löschen Sie wenn möglich diese Formatvorlagen.

» Definieren Sie für RTF-Zellen eine separate Formatvorlage, die ausschliesslich das Zahlenformat "Text" und sonst keine anderen Formatierungseinstellungen besitzt. Informationen über RTF-Zellen finden Sie auf der Seite RTF-Cell Expert.