XLB-Defragmentor - Übersicht

Was ist der XLB-Defragmentor?
Warum sollte man die xlb-Datei defragmentieren?
Was macht der XLB-Defragmentor?
Welchen Nutzen besitzt der XLB-Defragmentor?
Was macht den XLB-Defragmentor so einzigartig?

Was ist der XLB-Defragmentor?

Der XLB-Defragmentor ist ein weltweit einzigartiges Tool zum Aufräumen der xlb-Datei von Microsoft Excel. In der xlb-Datei speichert Excel alle Informationen über benutzerdefinierte Symbolleisten und Steuerelemente. Mit der Zeit nimmt die Dateigrösse zu, da irrtümlich immer mehr fehlerhafte Daten in der Datei mitgeführt werden, also Daten, die eigentlich gelöscht sein sollten.

Der xlb-Defragmentor misst den Fragmentierungsgrad, analysiert die xlb-Datei, entfernt alle fehlerhaften Informationen und korrigiert falsche Daten. Je nach Menge der gelöschten Daten wird die xlb-Datei erheblich kleiner.

Warum sollte man die xlb-Datei defragmentieren?

Bei einer zu grossen bzw. zu stark fragmentierten xlb-Datei besteht die Gefahr, dass sie defekt wird und von Microsoft Excel nicht mehr gelesen werden kann. Ist die Datei einmal beschädigt, so muss sie gelöscht werden. Es existiert keine Möglichkeit zum Reparieren der xlb-Datei. Sämtliche vom Benutzer vorgenommen Anpassungen an Symbolleisten und Steuerelementen gehen somit unwiderruflich verloren.

Einmal abgesehen davon, dass eine kleine, aufgeräumte und fehlerfreie xlb-Datei ganz generell zu empfehlen ist, gibt es mehrere Gründe, warum die xlb-Datei defragmentiert werden sollte:

Die xlb-Datei wird nicht mehr defekt
Bei einer aufgeräumten, defragmentierten xlb-Datei ist die Wahrscheinlichkeit sehr viel kleiner, dass sie defekt wird. Vereinfacht ausgedrückt nimmt nämlich die Gefahr einer Dateibeschädigung mit der Dateigrösse zu. .
Die xlb-Datei wird kleiner
Bei der mittels XLB-Defragmentor durchgeführten Defragmentierung werden in erster Linie fehlerhafte Daten aus der xlb-Datei entfernt. Dadurch wird die Datei kleiner. Bei einer sehr grossen, stark fragmentierten Datei ist eine Grössenreduktion von 99 % absolut realistisch. Ist zum Beispiel eine 5 MB grosse xlb-Datei nach der Defragmentierung noch 50 KB gross, so beträgt die Grössenreduktion 4.95 MB oder eben 99 %.

Die grösste xlb-Datei, die ich jemals mit dem XLB-Defragmentor defragmentiert habe, war unglaubliche 17.3 MB gross. Nach der Defragmentierung betrug die Dateigrösse noch ganze 38 KB. Die Datei war somit 455 mal (!) kleiner, was einer Reduktion von 99.78 % entspricht. Es muss an dieser Stelle erwähnt werden, dass diese 17.3 MB grosse xlb-Datei speziell für Testzwecke erstellt wurde. Würde man mit einer derart grossen Datei arbeiten, so wäre sie innerhalb kürzester Zeit defekt und nicht mehr lesbar.

Aus Sicht des Festplattenspeichers ist eine grössere xlb-Datei von sagen wir mal 500 KB nicht weiter schlimm. Insbesonderen in Unternehmen jedoch werden verschiedene Benutzer-Verzeichnisse auf einem Netzwerkserver gespeichert, wobei jedem Benutzer ein festgelegter maximaler Speicherplatz von beispielsweise 10 MB zur Verfügung steht (sogenannte Disk Space Quota). Wenn nun die xlb-Datei ständig grösser wird, ist irgend wann der zugeteilte Speicherplatz erschöpft.
Der Start von Microsoft Excel wird beschleunigt
Es ist nachvollziehbar, dass die Dauer zum Laden einer kleinen Datei kürzer ist als zum Laden einer grossen Datei. Beim Excel-Start wird die xlb-Datei eingelesen, was folglich bei einer grösseren Datei mehr Zeit beansprucht. Je nach Grösse der Datei ist ein Unterschied von mehreren Sekunden festzustellen.
Das Beenden von Microsoft Excel wird beschleunigt
Dieser Punkt ist insbesondere für Programmierer wichtig, die in ihren Programmen mittels Automation auf Microsoft Excel zugreifen. Wenn man als Anwender Excel wie gewohnt verlässt (z.B. über Menü Datei/Beenden), so wird das Anwendungsfenster geschlossen und Excel beendet. Dieser Vorgang dauert nur kurz; auch bei einer grossen xlb-Datei. Was man allerdings als Benutzer nicht sieht, ist, dass nach dem Verschwinden des Anwendungsfensters Excel noch nicht vollständig beendet ist. Excel ist noch eine ganze Weile damit beschäftigt, die aktualisierte xlb-Datei auf die Festplatte zurück zu schreiben. Bei einer beispielsweise 10 MB grossen Datei können ohne weiteres 10 Sekunden oder mehr vergehen, bis der Excel-Prozess definitiv beendet ist. Ich habe schon Arbeitsstationen angetroffen, die mehr als 20 Sekunden benötigten. Bezüglich Excel-Automation bedeutet dies, dass nach Beenden einer Excel-Instanz der Prozess noch lange nicht beendet sein muss.
Wenn Sie mit VBA oder VB ein Programm zum Steuern von Microsoft Excel schreiben, so werden Sie im Programmcode die Excel-Instanz mit der Quit-Methode beenden. Es ist ohne weiteres möglich, dass nach Ausführen der beiden Codezeilen "xlApp.Quit" und "Set xlApp = Nothing" der Excelprozess bei einer grossen xlb-Datei noch beispielsweise 10 Sekunden lang weiterläuft. Nicht vergessen sollte man hierbei, dass dadurch die xlb-Datei ebenfalls erst nach rund 10 Sekunden vollständig auf die Festplatte zurückgeschrieben ist. Eine unmittelbar nach den beiden erwähnten Anweisungen ausgeführte FileCopy-Anweisung zum Kopieren der xlb-Datei würde daher fehlschlagen, weil der Schreibvorgang noch nicht abgeschlossen und somit die Datei gesperrt ist.

Man könnte nun sagen, dass es wohl kaum schlimmt ist, wenn man als Excel-Benutzer einmal eine Wartezeit von 20 Sekunden in Kauf nehmen muss. Das stimmt zwar. So darf man jedoch nicht rechnen. Gewöhnlich startet und beendet man als Anwender Microsoft Excel mehrmals am Tag. Wenn man Excel 5 Mal startet und beendet, entsteht bereits eine Wartezeit von einer Minute (5 x 20 Sekunden). Mich persönlich würde es stören, wenn ich während der Arbeit eine Minute warten muss, somal das ganze ohne Aufwand auch in 5 Sekunden (5 x 1 Sekunde). Es muss lediglich die xlb-Datei defragmentiert werden.
Es wird weniger Arbeitsspeicher beansprucht
Auch dieser Aspekt sollte beachtet werden. Wenn beispielsweise Microsoft Excel 97 mit einer 5.5 MB grossen xlb-Datei gestartet wird, so belegt die Anwendung 15.5 MB Arbeitsspeicher. Wird Excel aber mit einer 20 KB grossen xlb-Datei gestartet, werden lediglich 7.5 MB Speicher beansprucht. Es wird somit 8 MB weniger Arbeitsspeicher benötigt.
Ein weiterer Punkt ist die erhöhte Speicherbeanspruchung beim Beenden von Excel. Wie erwähnt belegt Excel 15.5 MB Arbeitsspeicher bei einer 5.5 MB grossen xlb-Datei. Beim Beenden von Excel steigt der Speicherverbrauch vorübergehend auf rund 24 MB an, da die in die xlb-Datei zu speichernden Informationen im Arbeitsspeicher aufbereitet werden müssen. Dieser Vorgang dauert je nach CPU-Geschwindigkeit mehrere Sekunden. Erst anschliessend wird die aktualisierte xlb-Datei auf die Festplatte zurückgeschrieben. Ist auch dieser Vorgang durchgeführt, wird der Excel-Prozess beendet und der belegte Speicher freigegeben.
Die xlb-Datei wird nicht mehr irrtümlich gelöscht
Es ist tatsächlich der Fall, dass in einer bestimmten Situation eine grosse xlb-Datei irrtümlich von Excel gelöscht wird. Die Löschung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden, was bedeutet, dass sämtliche benutzerdefinierten Anpassungen an Symbolleisten und Steuerelementen unwiderruflich verloren sind. Die angesprochene Situation ist alles andere als selten. Wie weiter oben erwähnt wurde, benötigt Excel bei einer grossen xlb-Datei mehrere Sekunden, bis die Datei vollständig gespeichert ist. Wenn Sie Excel erneut ausführen, bevor die xlb-Datei fertig auf die Festplatte zurückgeschrieben ist, kann die Datei beim Excel-Start nicht geladen werden, da sie vom vorherigen Excelprozess infolge des noch laufenden Schreibvorganges gesperrt wird. Als Folge startet Excel ohne benutzerspezifische Symbolleisten und Steuerelemente. Da aus Sicht von Excel beim Start keine (verfügbare) xlb-Datei vorhanden war, wird beim Beenden eine neue, leere xlb-Datei erstellt und somit die vorhandene, inzwischen vollständig zurückgeschriebene Datei einfach überschrieben. Als Benutzer können Sie die abgeschlossene Speicherung nur anhand der Grösse der xlb-Datei erkennen. Solange der Schreibvorgang läuft, wird im Windows Explorer die Dateigrösse mit 0 KB oder 1 KB (bzw. 22 Bytes) angezeigt.
Dieses fehlerhafte Verhalten tritt bei allen Excelversionen auf. Es ist insbesondere bei Microsoft Excel 2002/XP ein Problem, da diese Excelversion vergleichsweise viel Zeit zum Schreiben der xlb-Datei benötigt und es dadurch oft zum Datenverlust kommt. Microsoft hat daher eigens für die Behebung dieses Problems einen speziellen Hotfix bereitgestellt (siehe MS KB-Artikel 330345 "Custom Toolbars Are Lost After You Quit Excel"). Dieser Hotfix ist nicht im derzeit aktuellen Service Pack, dem Microsoft Office XP Service Pack 2, enthalten. Er wird erst Bestandteil des nächsten, allerdings noch nicht angekündigen Service Packs 3 sein (sofern es jemals ein Service Pack 3 geben wird). Für Excel 97 und 2000 existiert kein Hotfix. In diesen beiden Versionen ist das Problem somit nach wie vor vorhanden. Nebenbei erwähnt ist auch Excel 2003 von diesem Problem betroffen. Für diese Version existiert ebenfalls kein Hotfix.
Die an eine Arbeitsmappe angebundenen Symbolleisten werden korrekt geladen
Es kann passieren, dass beim Öffnen einer Arbeitsmappe die in der Arbeitsmappendatei gespeicherte Symbolleiste nicht geladen wird. Wenn die xlb-Datei eine bestimmte Grösse erreicht hat bzw. eine bestimmte Menge an Informationen enthält, so steht nicht genügend Speicher zum Laden der in der Mappendatei enthaltenen Symbolleiste zur Verfügung. Als Folge wird die Symbolleiste beim Öffnen der Arbeitsmappe nicht geladen und somit nicht angezeigt, und sie kann auch nicht über das "Anpassen"-Dialogfenster eingeblendet werden. Für Microsoft Excel existiert diese Symbolleiste ganz einfach nicht. Verwirrend ist insbesondere, dass im Dialogfenster "Symbolleiste anbinden", welches über die Schaltfläche "Anfügen" des "Anpassen"-Dialogfensters geöffnet wird, die Symbolleiste ebenfalls nicht aufgeführt wird. Dass sie dennoch in der Mappe enthalten ist und von Excel sogar erkannt wird, stellt man fest, wenn man die Arbeitsmappe unter einem anderen Namen speichert. Die scheinbar nicht existierende bzw. geladene Symbolleiste wird korrekt in der neuen Mappe gespeichert. Es sollte zudem beachtet werden, dass es keine Möglichkeit gibt, die angebundene Symbolleiste zu entfernen, da sie wie erwähnt im Dialogfenster "Symbolleiste anbinden" nicht aufgelistet ist und somit auch die Schaltfläche "Löschen" nicht existiert.

Der XLB-Defragmentor behebt alle oben vorgestellten Probleme. Das Tool kann aber noch viel mehr:

- Über den Excel-Menübefehl 'Makro zuweisen' kann man einem benutzerdefinierten Menü, Menübefehl oder einer Symbolleisten-Schaltfläche den Pfad-, Datei- und Makroname des auszuführenden Makros definieren. Der XLB-Defragmentor überprüft, ob die Datei, welche das zugewiesene Makro enthält, im angegebenen Verzeichnis tatsächlich existiert. Anhand verschiedener Programm-Optionen können Sie einstellen, ob diese Überprüfung ausgeführt werden soll, ob falsche Dateiangaben lediglich im Analysereport angezeigt oder aber automatisch geändert werden sollen, und, falls sie geändert werden sollen, die Angaben automatisch korrigiert oder entfernt werden sollen.

- Indizes von Menü-Datenelementen reorganisieren

- Verwalten von xlb-Dateien

Was macht der XLB-Defragmentor?

Welchen Nutzen besitzt der XLB-Defragmentor?

Durch die Art und Weise wie Microsoft Excel Symbolleisten im Speicher verwaltet, kommt es gelegentlich vor, dass - insbesondere durch unsauberes Löschen von benutzerdefinierten Menüs - fehlerhafte und somit überflüssige Informationen in der xlb-Datei gespeichert werden. Diese Informationen bleiben für immer in der Datei liegen, da Excel selbst keine Bereinigung vornimmt. Man kann weder über die Excel-Arbeitsoberfläche noch mit einem herkömmlichen VBA-Makro die xlb-Datei von den fehlerhaften Daten befreien. Mit anderen Worten: Auch wenn Sie über das Anpassen-Dialogfenster sämtliche benutzerdefinierten Symbolleisten und Steuerelemente löschen und alle integrierten Symbolleisten zurücksetzen, bleiben die fehlerhaften Daten in der xlb-Datei liegen. Auch ein entsprechendes VBA-Makro, d.h. das Löschen bzw. Zurücksetzen aller Objekte der CommandBars-Auflistung nützt nichts. Der XLB-Defragmentor jedoch kann die fehlerhaften Daten entfernen.

Was macht den XLB-Defragmentor so einzigartig?

Konfigurations- und Customizing-Möglichkeiten

Der XLB-Defragmentor besitzt über 100 (!) Einstellungen, mit denen Sie das Tool konfigurieren und Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen können. Die Einstellungen werden für jeden Benutzer separat gespeichert. Auch wenn die Software in einem gemeinsam benutzten Verzeichnis abgelegt ist, werden beim Programmstart immer Ihre persönlichen Einstellungen angewendet.

Während der Verarbeitung Notebook in Ruhezustand versetzen

Wenn Sie einen Notebook verwenden und eine sehr grosse xlb-Datei besitzen, deren Defragmentierung sehr lange - beispielsweise mehrere Minuten - dauert, so können Sie den Notebook während der laufenden Verarbeitung in den Ruhezustand versetzen. Sobald der Ruhezustand aufgehoben wird, läuft die pausierte Verarbeitung weiter.

Berücksichtigung sämtlicher Verursacher von Symbolleisten-Änderungen

Der XLB-Defragmentor berücksichtigt bei der Verarbeitung nicht nur die in der xlb-Datei gespeicherten Daten über Symbolleisten. Nebst der xlb-Datei existieren mehrere weitere "Verursacher" von Symbolleisten-Anpassungen:
- Registry-Einträge (Schlüssel "Init Commands" und "Init Menus")
- Excel 4-Makros
- VBA-Programmcode
- Automation-Programme
- Angebundene Symbolleisten

Verarbeitungsunabhängige Fragmentierungsgrad-Messung

Der Fragmentierungsgrad kann unabhängig von der Defragmentierung gemessen werden. Dadurch können Sie jederzeit feststellen, ob und wie stark Ihre xlb-Datei fragmentiert ist, ohne dass Sie eine Defragmentierung durchführen müssen.

Zwei Defragmentierungsmethoden zur Auswahl

Für die Defragmentierung stehen zwei verschiedene Methoden zur Verfügung: Die Standard-Defragmentierung und die erweiterte Defragmentierung.

Automatischer Start der Defragmentierung

Mit dem so genannten 'AutoStart Mode' kann die Standard-Defragmentierung automatisch unmittelbar nach Ausführen des XLB-Defragmentors angestossen werden. Bei diesem Modus wird wie üblich das Anwendungsfenster angezeigt und die Defragmentierung durchgeführt. Es werden jedoch keine Meldungsdialoge ausgegeben. D.h. dass die Verarbeitung vollständig automatisiert und ohne Benutzer-Interaktion abläuft. Nach durchgeführter Verarbeitung wird der XLB-Defragmentor automatisch beendet.

Verarbeitung im Hintergrund

Die Verarbeitung im Hintergrund wird wie beim AutoStart Mode nach dem Programmstart automatisch durchgeführt. Bei der Verarbeitung im Hintergrund ist auf dem Bildschirm das Anwendungsfenster des XLB-Defragmentors nicht zu sehen.

Läuft mit allen Windows- und Excelversionen (egal welche Service Packs)

Automatische Korrektur einer fehlerhaften Excel-Konfiguration (nach Absturz)

Festhalten aller Aktionen in Protokolldateien

Verarbeitung von "fremden" xlb-Dateien

Automatische Erstellung von Sicherungskopien der xlb-Datei

Erstellen eines detaillierten Reports

Exportieren von Steuerelement-Symbolen als Bilddatei

Analyse ohne Defragmentierung durchführbar

Sie können jederzeit eine Analyse der xlb-Datei durchführen, ohne dass die Datei defragmentiert wird.

Funktionen für xlb-Datei kopieren, verschieben, umbenennen, löschen etc.