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Dateigrösse von Arbeitsmappen reduzieren
Allgemeines
über Dateigrösse von Arbeitsmappen reduzieren
Dateigrösse von Arbeitsmappen
reduzieren
Einleitung
Beschreibung der
Massnamen
Übersicht der
Massnamen
Allgemeines über Dateigrösse von Arbeitsmappen reduzieren
So mancher Excel-Benutzer hat sich schon gefragt, wie gross die xls-Datei bei einer bestimmten Datenmenge in der Arbeitsmappe eigentlich sein müsste. Nicht selten kommt es nämlich vor, dass eine Exceldatei nach dem Speichern plötzlich erheblich grösser ist, obwohl man Daten gelöscht hat. Oder dass die Datei nach dem erneuten Öffnen und Speichern sogar kleiner ist als vorher, obwohl man weder eine Tabelle noch VBA-Programmcode geändert oder gelöscht hat. Oder aber die Exceldatei wird nach jeder Benutzung ständig grösser, trotz deaktiviertem Änderungsprotokoll.
Wie kann man also sicher sein, dass eine Exceldatei eine "normale" Grösse besitzt? Wie findet man heraus, ob sich alte, nicht benötigte, unerwünschte oder gar fehlerhafte Daten in der Datei befinden? Wie wird man diese wieder los? Wie kann man ganz allgemein eine xls-Datei verkleinern, und zwar ohne dass benötigte Informationen gelöscht werden müssen, ohne dass die Arbeitsmappe komplett überarbeitet und auf Elemente wie Farben, Muster, Schriften, Bilder usw. verzichtet werden muss?
Die grundsätzliche Frage lautet: Inwiefern existiert eine Beziehung zwischen Datenmenge in einer Arbeitmappe und Grösse der Arbeitsmappendatei? Diese Frage ist absolut berechtigt, da es durchaus vorkommen kann, dass beim Speichern einer Mappe, die sehr viele Daten enthält, die xls-Datei erstaunlich klein ist. In anderen Situationen dagegen ist eine xls-Datei ungewöhnlich gross, obwohl sich vergleichsweise nur wenig Daten in der Arbeitsmappe befinden.
Grundsätzlich ist es sehr schwierig, anhand der Datenmenge in einer Arbeitsmappe zuverlässige Aussagen zur Grösse der Exceldatei machen zu können. Der Grund liegt an der Vielzahl verschiedener Faktoren, die einen Einfluss auf die Dateigrösse besitzen.
Weitere Informationen über Dateiformate und Dateitypen finden Sie hier:
 |
Weitere Informationen |
Diese Internetseite steht auch als Acrobat PDF-Dokument zur Verfügung. Hier erfahren Sie mehr darüber:
 |
Dateigrösse von Arbeitsmappen reduzieren
In diesem Kapitel wird gezeigt, wie man die Grösse einer Arbeitsmappendatei reduzieren kann, ohne dass dabei die Arbeitsmappe grundsätzlich überarbeitet werden muss oder relevante Informationen verloren gehen beziehungsweise auf Informationen oder Darstellungselemente verzichtet werden muss.
Empfehlung
Bevor Sie eine der nachfolgend vorgestellten Massnahmen in die Praxis umsetzen,
sollten Sie zuerst alle Massnahmen kurz durchlesen. Achten Sie vor allem darauf, ob eine
Massnahme in Ihrem speziellen Fall überhaupt geeignet ist, indem Sie kontrollieren, ob
die bei der Massnahme angegebene Voraussetzung erfüllt ist.
Die hier vorgestellten Massnahmen sind praxiserprobt und führen auf jeden Fall zu einer kleineren Datei. Sie können in allen gängigen Windows- und Macintosh-Excelversionen angewendet werden, d.h. in Excel 97, Excel 2000, Excel 2002/XP und Excel 2003 für Windows sowie Excel 98, Excel 2001, Excel X und Excel 2004 für Macintosh. Man muss jedoch beachten, dass je nach Inhalt, Struktur und Umfang einer Arbeitsmappe nur ganz bestimmte Massnahmen durchgeführt werden können. Es ist nicht möglich, sämtliche hier aufgeführten Möglichkeiten auf eine einzige Mappe anzuwenden, da sich einzelne Massnahmen gegenseitig ausschliessen. Man kann beispielsweise nicht das VBA-Projekt der Mappe aufräumen und zudem die VBA-Projektstruktur löschen (es geht nur entweder die eine oder die andere Massnahme).
Sie können die vorgestellten Möglichkeiten unabhängig davon anwenden, ob die Arbeitsmappe infolge eines Fehlers zu gross ist (z.B. bei jedem Speichern wächst) oder ob sie einfach mal abgespeckt werden soll.
Wenn es sich bei der zu verkleinernden Exceldatei um ein Add-In handelt, sollten Sie möglichst viele Massnahmen umsetzen, damit die Datei so klein wie möglich wird. Bei einem kleinen Add-In wird Microsoft Excel schneller gestartet und benötigt weniger Arbeitsspeicher.
Erläuterungen zur Massnahmen-Tabelle
Spalte 'Durchführbarkeit':
Gibt an, wie gut bzw. einfach eine Massnahme durchgeführt werden kann
= sehr schwierig, = schwierig, = mittel, = einfach, = sehr einfach
Spalte 'Grössenreduktion':
Gibt an, wie stark die Dateigrösse reduziert werden kann
= sehr klein, = klein, = mittel, = gross, = sehr gross
Spalte 'Voraussetzung': Gibt an, welche Voraussetzung erfüllt sein muss, damit eine Massnahme durchgeführt werden kann.
Lesebeispiel:
Die Durchführung der Massnahme Nr. 3 "Zellformatierungen von Spalten neu
zuweisen" ist äusserst kompliziert und aufwändig. Die Durchführbarkeit ist daher
mit 'schwierig' angegeben (gäbe es nicht demnächst ein Tool dafür, wäre die
Durchführbarkeit 'sehr schwierig'). In bestimmten Fällen kann mit dieser Massnahme eine
wirklich gigantische Reduktion der Dateigrösse erzielt werden; im optimalen Fall wird die
Arbeitsmappendatei 156 mal kleiner. Aus diesem Grund stehen in der
Grössenreduktion-Spalte 5 Sterne, was soviel wie 'sehr gross' bedeutet.
Massnahmen-Tabelle
Diese Tabelle zeigt 41 verschiedene Möglichkeiten zum Verkleinern von Exceldateien.
1· Benutzter Zellbereich verkleinern
Eine einfache Möglichkeit stellt das Verkleinern des benutzten Zellbereiches der einzelnen Tabellenblätter dar. Bevor man jedoch einen benutzten Zellbereich verkleinert, muss man seine momentane Grösse herausfinden. Das können Sie beispielsweise mit dem Windows-Utility "Microsoft Systeminfo" machen:
Abbildung: Microsoft Systeminfo mit Informationen zur aktiven
Arbeitsmappe
Wie in der obigen Abbildung zu erkennen ist, verwendet das Arbeitsblatt "Seite1" insgesamt 280'832 Zellen (=benutzter Bereich), aufgeteilt auf 8 Spalten und 35'104 Zeilen. Wenn Sie nun beispielsweise der Meinung sind, dass die Anzahl Zeilen eindeutig zu gross ist, da auf diesem Tabellenblatt höchstens 500 Zeilen mit Daten existieren, so deutet dies auf einen zu grossen benutzten Zellbereich hin. Dazu müssen Sie natürlich den Inhalt des betroffenen Tabellenblattes kennen.
Beachten Sie, dass die letzte Zelle eines Tabellenblattes nicht zwingend diejenige Zelle sein muss, welche sich rechts unten des benutzten Zellbereiches befindet.
VBA-Makro zum Zurücksetzen der letzten Zelle/des
benutzten Zellbereiches
Mit dem unten vorgestellten VBA-Makro für Microsoft Excel ab Version 97
wird die letzte Zelle des aktiven Tabellenblattes zurückgesetzt. Es kann sein, dass das
Makro sehr schnell durchläuft (1 Sekunde); es kann aber auch sein, dass die Ausführung
sehr lange dauert (mehrere Minuten).
Wichtige Hinweise zum VBA-Programmcode
Bitte beachten Sie unbedingt folgende Punkte:
Fügen Sie den Programmcode in ein Codemodul eines beliebigen VBA-Projektes ein, aktivieren Sie Ihre Arbeitsmappe und führen Sie den Code aus.
Public Sub ResetLastCell()
'-------------------------------------------------------------------------
' Diese Prozedur setzt die letzte Zelle des aktiven Tabellenblattes zurück
' Original-Code: Microsoft Corporation
' Anpassungen: Philipp von
Wartburg
'-------------------------------------------------------------------------
Dim rngLastCell As Range
Dim rowstep As Integer
Dim colstep As Integer
'Aktuelle letzte Zelle des aktiven Blattes merken
Set rngLastCell = Cells.SpecialCells(xlLastCell)
'Adresse der aktuellen letzten Zelle in der Statusleiste
anzeigen
Application.StatusBar = "Letzte Zelle: " & rngLastCell.Address
'Variablen rowstep und colstep initialisieren
rowstep = -1
colstep = -1
'Schleife durchlaufen bis letzte Zelle gefunden oder Zelle A1
erreicht ist
While (rowstep + colstep <> 0) And (rngLastCell.Address <>
"$A$1")
'Prüfen ob die momentane Spalte eine Zelle mit
Daten enthält
If Application.CountA(Range(Cells(1, rngLastCell.Column),
rngLastCell)) > 0 Then _
colstep = 0
'Prüfen ob die momentane Zeile eine Zelle mit
Daten enthält
If Application.CountA(Range(Cells(rngLastCell.Row, 1),
rngLastCell)) > 0 Then _
rowstep = 0
'Objektpointer rngLastCell auf die neue Position
setzen
Set rngLastCell = rngLastCell.Offset(rowstep, colstep)
'Adresse der "neuen" letzten Zelle in
der Statusleiste anzeigen
Application.StatusBar = "Letzte Zelle: " &
rngLastCell.Address
Wend
'Unbenutzte Spalten leeren und dann löschen
With Range(Cells(1, rngLastCell.Column + 1), "IV65536")
Application.StatusBar = "Lösche Spalten: " & .Address
.Clear
.Delete
End With
'Unbenutzte Zeilen leeren und dann löschen
With Rows(rngLastCell.Row + 1 & ":65536")
Application.StatusBar = "Lösche Zeilen: " & .Address
.Clear
.Delete
End With
Set rngLastCell = Nothing
'Neue letzte Zelle selektieren
Cells.SpecialCells(xlLastCell).Select
'Statusleiste zurücksetzen und neue letzte Zelle ausgeben
Application.StatusBar = False
MsgBox "Die neue letzte Zelle besitzt die Adresse " & _
Cells.SpecialCells(xlLastCell).Address(False, False) &
".", vbInformation
End Sub
Interessante Anmerkungen zu dem im VBA-Code
verwendeten Verfahren
Das obige VBA-Makro stammt von Microsoft Corporation und war während
vieler Jahre im Knowledge Base-Artikel Nr. 244435
"XL2000: Resetting the Last Cell Fixes Memory and Printing Problems"
vorgestellt. Im April 2004 wurde der MSKB-Artikel komplett überarbeitet und auch
umbenannt. Der neue Titel lautet "How to reset the last cell in Excel". Neu ist
nicht mehr der Programmcode abgedruckt, sondern es wird ein Add-In namens "Microsoft
Excel Excess Formatting Cleaner" angeboten, mit welchem man die letzte Zelle eines
Tabellenblattes zurücksetzen kann. Interessant ist dabei, dass im Add-In ein anderes
Verfahren als in der obigen VBA-Prozedur angewendet wird. Der Programmcode des Add-Ins ist
praktisch identisch mit dem im MSKB-Artikel Nr. 232094
"XL97: Deleting a Cell Changes the UsedRange Property" vorgestellten
VBA-Code. Wohlgemerkt ist dieser Artikel über 2 Jahre alt.
Hier alle erwähnten Microsoft Knowledge Base-Artikel:
XL: How to reset the
last cell in Excel (ex "Resetting the Last Cell Fixes Memory and Printing
Problems")
http://support.microsoft.com/?scid=kb;en-us;244435
XL97:
Deleting a Cell Changes the UsedRange Property
http://support.microsoft.com/?scid=kb;en-us;232094
Microsoft
Excel Excess Formatting Cleaner Add-In
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=ECFD076C-B873-48CC-B842-DA999C848C82
Achtung: Programmfehler im Add-In "Microsoft
Excel Excess Formatting Cleaner"
Bitte beachten Sie, dass das oben erwähnte Add-In mehrere Programmfehler
besitzt.
Beschreibung folgt...
Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie hier:
|
Weitere Informationen
|
2· Anzahl verschiedene Zellformate reduzieren
Massnahme
Vereinfachen Sie die Formatierungen von Zellen, damit die Anzahl verschiedene
Zellformate in der Mappe reduziert wird.
Erläuterung
So einfach die obige Massnahme auch tönt. Ganz so einfach ist es nicht. Sie
sollten wissen, dass das Reduzieren der Anzahl verschiedener Zellformate eine äusserst
schwierige, aufwändige und mühsame Arbeit ist. Das Reduzieren ist ohne Hilfe von
geeigneten Tools kaum machbar. Das Optimieren, also sozusagen das optimale Reduzieren, ist
ohne Einsatz von zusätzlichen Programmen schlichtweg unmöglich. Welche Tools zur
Unterstützung verwendet werden können (bzw. müssen), ist weiter unten in diesem Kapitel
angegeben.
Nützliche Tools
Zu diesem Thema gibt es zwei nützliche Tools aus der CEFA-Toolbox:
Cell Format Counter
Cell Format
Optimizer
Diese Tools können auf der jeweiligen Produkt-Webseite oder auf Downloadseite heruntergeladen werden.
 Hier gehts zur
Downloadseite |
Eine Anleitung zum manuellen Reduzieren der Anzahl verschiedener Zellformate finden Sie auf dieser Seite:
|
Weitere Informationen |
3· Zellformatierungen von Spalten neu zuweisen
Massnahme
Weisen Sie sämtliche Formatierungseinstellungen erneut den benutzten Spalten eines
Tabellenblattes zu.
Erläuterung
Das erneute Zuweisen der Formatierungen einer Spalte kann die mit Abstand beste
Dateigrössenreduktion erzielt werden. Es ist ohne weiteres möglich, dass eine auf diese
Art und Weise optimierte Datei nachher nur noch 1 Prozent der ursprünglichen Grösse
besitzt (sprich eine Reduktion von 99 %). Wie gut eine Mappe verkleinert werden kann, ist
jedoch von vielen verschiedenen Faktoren abhängig (auf die an dieser Stelle nicht
detailliert eingegangen wird - siehe weiter unten). Es kann auch sein, dass die
Arbeitsmappe nicht verkleinert werden kann oder durch die Spalten-Neuformatierung sogar
grösser wird.
Diese Massnahme ist im höchsten Masse effektiv, aber leider äusserst aufwändig in der Durchführung. Das Problem ist, dass jede Spalte sechs Mal neu formatiert werden muss. Sechs Mal, weil das Dialogfenster zum Formatieren von Zellen sechs Registerseiten besitzt. Dieses Fenster muss geöffnet werden, irgend eine Änderung auf einer Registerseite vorgenommen und dann das Fenster mit OK geschlossen werden. Dieser Vorgang muss für jede Registerseite durchgeführt werden. Wenn also eine Arbeitsmappe beispielsweise 20 Tabellenblätter enthält und auf jedem Blatt wurden angenommen 30 Spalten benutzt, so muss das Zellen-Dialogfenster insgesamt 3'600 mal geöffnet, eine Einstellung geändert und dann das Fenster wieder geschlossen werden (20 x 30 x 6 = 3'600). Dieser Vorgang dauert bei manueller Ausführung viele Stunden.
Weitere Informationen erhalten Sie in Kapitel Auswirkungen von Spalten- und Zellen-Formatierungen.
Nützliche Tools
Es gibt ein Add-In für Microsoft Excel, mit dem man die Spaltenformatierungen von
Tabellenblättern wie oben beschrieben auf Knopfdruck automatisch optimieren kann. Das
Add-In heisst ColumnFormat Optimizer und ist ein Werkzeug aus der CEFA-Toolbox,
der Werkzeugsammlung für Bearbeitung, Analyse und Optimierung von Zellformatierungen.
Die Produkt-Webseite der CEFA-Toolbox finden Sie hier:
CEFA-Toolbox
Informationen über den ColumnFormat Optimizer und eine
Downloadmöglichkeit finden Sie hier:
ColumnFormat
Optimizer
Das Add-In kann auch auf Downloadseite von xlam heruntergeladen werden:
| Hier gehts zur
Downloadseite |
4· Anzahl verschiedener Schriften reduzieren
Massnahme
Durch das Reduzieren der Anzahl verschiedener Schriften lässt sich eine Exceldatei
verkleinern, wenn auch nur geringfügig.
Erläuterung
Obwohl diese Massnahme im Vergleich zu anderen Massnahmen keine grosse Reduktion
bewirkt, sollten Sie sie nicht völlig ausser Acht lassen, da drei weitere, äusserst
wichtige Dinge erreicht werden:
1. Die Excel-Limitation "Maximale Anzahl verschiedene Schriften" wird
weniger schnell erreicht
2. Es wird weniger Arbeitsspeicher benötigt
3. Es werden weniger Systemressourcen beansprucht (genauer gesagt GDI Ressourcen)
Wie viele Schriften in einer Arbeitsmappe verwendet wurden, lässt sich in Microsoft Excel nicht feststellen. Auch anhand eines VBA-Programmes kann man die exakte Anzahl Schriften praktisch nicht herausfinden, oder aber nur sehr schwer und mit erheblichem Aufwand. Der Grund liegt an der Vielzahl verschiedener Objekte, die einen Einfluss auf die Anzahl Schriften besitzen, wobei einige Objekte eine eigene, spezielle Logik in Bezug auf die Verwendung von Schriften besitzen, beispielsweise Diagramm-Objekte und -Blätter. Die genaue Anzahl in einer Arbeitsmappe verwendeter Schriften kann jedoch mit einem Spezialtool herausgefunden werden. Der Name dieses Tools ist Workbook Font Counter. Es ist das einzige weltweit existierende Programm, mit dem dies möglich ist.
Nützliche Tools
Mit dem Workbook Font Counter können Sie herausfinden, wie viele und welche
Schriften in einer Exceldatei verwendet wurden. Die Produkt-Webseite dieses Tools finden
Sie hier:
Workbook Font Counter
Der Workbook Font Counter ist ein Freeware-Programm und kann auf der Downloadseite von xlam heruntergeladen werden:
| Hier gehts zur
Downloadseite |
Umfassende Informationen über die Schriften-Limitation, andere Limitationen in Microsoft Excel und weiteres erhalten Sie hier:
|
Weitere Informationen
|
5· Benutzerdefinierte Zahlenformate entfernen
Massnahme
Auch durch das Entfernen der nicht verwendeten benutzerdefinierten Zahlenformate
kann eine Arbeitsmappendatei verkleinert werden. Diese Massnahme ist insbesondere bei
Arbeitsmappen erfolgreich, die mit Microsoft Excel 97 erstellt bzw. gespeichert wurden.
Microsoft Excel 2000 und neuer funktionieren in Bezug auf Zahlenformate nahezu gleich wie
Excel 97 (Anmerkung des Autors: Es ist mir ein Unterschied bekannt, welcher jedoch keinen
direkten Einfluss auf die Dateigrösse besitzt). Bei den neueren Versionen als Excel 97
kann es vorkommen, dass unbenutzte Zahlenformate automatisch entfernt werden. Folglich
kann die Datei nicht verkleinert werden, weil es keine Zahlenformate gibt, die gelöscht
werden könnten.
6· Nicht benutzte Formatvorlagen löschen
Massnahme
Löschen Sie diejenigen Formatvorlagen, die Sie in der Mappe nicht benutzt haben.
Die Löschung wird im Dialogfenster "Formatvorlage" anhand der Schaltfläche
"Löschen" durchgeführt (Menübefehl Format/Formatvorlage).
Abbildung: Excel-Dialogfenster "Formatvorlage"
Das grosse Problem ist, dass man als Excel-Anwender gar nicht herausfinden kann, ob eine bestimmte Formatvorlage in der Mappe benutzt wurde oder nicht. Microsoft Excel besitzt keine derartige Funktionalität. Es gibt jedoch dafür ein nützliches Add-In namens Style Expert (siehe unter "Nützliche Tools").
Erläuterung
Jede von Ihnen definierte Formatvorlage wird in der Arbeitsmappendatei gespeichert,
und zwar unabhängig davon, ob die Vorlage zur Formatierung von Zellen verwendet wurde
oder nicht. Standardmässig enthält eine Arbeitsmappe sechs Formatvorlagen. Diese werden
beim Anlegen einer neuen Mappe automatisch generiert. Es handelt sich um diese Vorlagen:
- Dezimal
- Dezimal [0]
- Prozent
- Standard
- Währung
- Währung [0]
Es ist den wenigsten Excel-Benutzern bekannt, dass auch die oben aufgeführten Formatvorlagen gelöscht werden können (mit Ausnahme der Vorlage "Standard"). Diese Vorlagen werden als interne Formatvorlagen bezeichnet. Es handelt sich um Vorlagen, die gemäss den internen, fest einprogrammierten Werksvorgabeeinstellungen einer neuen Arbeitsmappe hinzugefügt werden. Wenn Sie für neue Arbeitsmappen eine Standard-Mustervorlage (Datei "Mappe.xlt") oder eine benutzerdefinierte Arbeitsmappenvorlage (Dateinamenerweiterung "xlt") verwenden, können Sie die oben aufgeführten Formatvorlagen gemäss Ihren Wünschen anpassen oder eben auch löschen. Das Löschen einer integrierten Formatvorlage erfolgt genau gleich wie bei einer benutzerdefinierten Vorlage im Dialogfenster "Formatvorlage".
Einsparung
Eine integrierte Formatvorlage belegt insgesamt 54 Bytes in der Arbeitsmappendatei.
Durch das Entfernen der fünf löschbaren Vorlagen wird die Mappendatei folglich um 270
Bytes kleiner (5 x 54 = 270). Eine benutzerdefinierte Formatvorlage beansprucht auf der
Festplatte generell mehr als 54 Bytes (mindestens 56 Bytes), da im Gegensatz zu einer
integrierten Formatvorlage zusätzlich der Name der Formatvorlage gespeichert werden muss.
Bei einer integrierten Formatvorlagen ist der Name fest in Microsoft Excel
einprogrammiert. In der Arbeitsmappendatei ist lediglich eine Indexnummer gespeichert, an
welcher festgestellt werden kann, um welche integrierte Vorlage es sich handelt. Wie viele
Bytes eine benutzerdefinierte Formatvorlage in der Datei tatsächlich benötigt, ist von
der Länge ihres Namens abhängig. Ein Formatvorlagename kann zwischen 1 und maximal 255
Zeichen lang sein. Ein Name mit nur einem einzigen Zeichen benötigt 32 Bytes in der
Exceldatei. Ein Name von 255 Zeichen Länge benötigt exakt 264 Bytes.
Obwohl durch die Massnahme "Nicht benutzte Formatvorlagen löschen" die Exceldatei nur unbedeutend kleiner wird, sollten Sie diese Massnahme in Erwägung ziehen. Das Löschen geht sehr schnell und einfach (mit dem Style Expert). In einer Arbeitsmappe sollten ganz allgemein keine überflüssigen Formatvorlagen mitgeführt werden, da dies auch die maximale Anzahl verwendbarer Zellformate in einer Arbeitsmappe negativ beeinflusst. Wenn Sie vorhaben, die Mappe als Add-In zu speichern, sollten Sie generell alle löschbaren Formatvorlagen entfernen, da diese in einer Add-In-Datei grundsätzlich nur "Balast" darstellen.
| Nützliche
Tools Es gibt es ein nützliches Tool namens Style Expert (ein Add-In aus der CEFA-Toolbox). Der Style Expert stellt unter anderem eine Funktion bereit, mit der Sie herausfinden können, welche Formatvorlage wie oft in einer Arbeitsmappe verwendet wurde. Dies ist aber nur eine der vielen äusserst interessanten Funktionen dieses Tools. |
Das Tool kann auf der Produkt-Webseite des Style Expert oder auf Downloadseite von xlam heruntergeladen werden:
| Hier gehts zur
Downloadseite |
7· HYPERLINK-Tabellenfunktion anstelle von Hyperlink verwenden
Massnahme
Ersetzen Sie Hyperlinks, die über den Menübefehl Einfügen/Hyperlink
erstellt wurden, durch die Tabellenfunktion HYPERLINK.
Erläuterung
Ein Hyperlink, der über den Menübefehl Einfügen/Hyperlink bzw.
die Tastenkombination Strg+K eingefügt wurde, belegt mehr Platz in der
Arbeitsmappendatei als ein Hyperlink, der anhand der Tabellenfunktion HYPERLINK erstellt
wurde. Der Unterschied ist allerdings sehr gering. Eine Arbeitsmappe mit 10'000 Hyperlinks
ist lediglich etwa 50 KB grösser als eine Mappe mit der gleichen Anzahl
HYPERLINK-Tabellenfunktionen. Bezüglich Dateigrösse ist somit praktisch keine Reduktion
zu erreichen. In Bezug auf den benötigten Arbeitsspeicher dagegen schon! Eine
Arbeitsmappe mit 10'000 eingefügten Hyperlinks beansprucht ungefähr 11 mal mehr
Arbeitsspeicher als eine Mappe mit 10'000 HYPERLINK-Funktionen (getestet in
Microsoft Excel 97). Ein Beispiel: Wenn die Mappe mit der HYPERLINK-Tabellenfunktion 2 MB
Arbeitsspeicher belegt, dann benötigt die Mappe mit den eingefügten Hyperlinks 22 MB
Speicher!
|
Weitere Informationen |
8· Nicht mehr benötigte Ansichten löschen
Massnahme
Entfernen Sie alle nicht mehr benötigten Ansichten im Dialogfenster
"Benutzerdefinierte Ansichten". Das Dialogfenster wird über den Menübefehl Ansicht/Ansicht
anpassen geöffnet.
Abbildung: Dialogfenster "Benutzerdefinierte
Ansichten"
Erläuterung
Falls Sie der Meinung sind, dass Ihre Arbeitsmappe keine benutzerdefinierte Ansicht
enthält, weil Sie nie eine solche definiert haben, dann könnten Sie sich täuschen.
Sobald Sie eine Arbeitsmappe freigeben, wird automatisch eine Ansicht mit Ihrem Namen
erstellt. Diese Ansicht ist eine so genannte persönliche Ansicht und ist zu erkennen am
Namenszusatz "Persönliche Ansicht" (vergleiche obige Abbildung). Für jeden
Benutzer, der irgend wann einmal die Mappe geöffnet und gespeichert hat, generiert
Microsoft Excel automatisch eine persönliche Ansicht. Auch wenn die Freigabe der
Arbeitsmappe aufgehoben wird, d.h. die Mappe wieder ausschliesslich von einem einzelnen
Benutzer exklusiv bearbeitet werden kann, so bleiben sämtliche Ansichten in der Mappe
bestehen. Es kann beispielsweise ohne weiteres sein, dass in einem grösseren Unternehmen
eine Arbeitsmappe mehrere hundert persönliche Ansichten enthält. Wenn die Mappe dann nur
noch exklusiv benutzt wird, können beziehungsweise sollten alle persönlichen Ansichten
gelöscht werden.
Exkurs: Unterschied zwischen einer persönlichen
und einer benutzerdefinierten Ansicht
Persönliche Ansicht: Eine persönliche Ansicht wird von
Microsoft Excel automatisch generiert, wenn ein Anwender eine freigegebene Arbeitsmappe
öffnet und erstmalig speichert. Persönliche Ansichten sind zusammen mit den
benutzerdefinierten Ansichten im Dialogfenster "Benutzerdefinierte Ansichten"
aufgeführt, wobei persönliche Ansichten am Zusatz " - Persönliche Ansicht" zu
erkennen sind. Der Name einer persönlichen Ansicht setzt sich immer aus dem Namen eines
Anwenders sowie dem erwähnten Zusatz " - Persönliche Ansicht" zusammen.
Benutzerdefinierte Ansicht: Eine benutzerdefinierte
Ansicht wird explizit vom Anwender angelegt, indem er im Dialogfenster
"Benutzerdefinierte Ansichten" (Menübefehl Ansicht/Ansicht
anpassen) auf die Schaltfläche "Hinzufügen" klickt. Der Name für eine
neue benutzerdefinierte Ansicht kann frei gewählt werden und bis zu 255 Zeichen lang
sein.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Beitrag "Warum wird eine freigegebene Mappe grösser, obwohl keine Änderungen vorgenommen werden?".
9· Kopf- und Fusszeilen löschen
Massnahme
Entfernen Sie Kopf- und Fusszeilen von Arbeitsblättern und Diagrammobjekten, die
auch ohne diese Informationen auskommen.
Erläuterung
Kopf- und Fusszeilen werden in der Seiteneinrichtung festgelegt (Dialogfenster
"Seite einrichten", zu erreichen über Menübefehl Datei/Seite
einrichten oder Ansicht/Kopf- und Fusszeilen). In Microsoft Excel
kann man für jedes Arbeitsblatt - egal ob Tabellenblatt, Diagrammblatt, Makroblatt oder
Dialogblatt - sowie für jedes Diagrammobjekt eine separate Kopf- und Fusszeile
definieren. Wenn die Arbeitsmappe Blätter enthält, die voraussichtlich nie ausgedruckt
werden, und Sie wissen, dass diese Blätter Kopf- und/oder Fusszeilen besitzen, dann
sollten Sie diese Kopf-/Fusszeilen entfernen.
Wichtiger Hinweis
Beim erstmaligen Ausführen einer dieser Funktionen
- Öffnen des Drucken-Dialoges
- Öffnen des Dialogfensters "Seite einrichten"
- Anzeigen der Seitenansicht/Druckvorschau
- Umschalten zur Seitenumbruch-Vorschau
- Festlegen des Druckbereiches
- Aktivieren der Fensteroption "Seitenwechsel" (Optionen-Dialog)
- Einfügen eines manuellen Seitenwechsels
merkt sich Excel die Drucker-Einstellungen bzw. Seiteneinrichtung-Einstellungen
für das momentan aktive Arbeitsblatt. Diese Informationen werden beim Speichern der
Arbeitsmappe in die xls-Datei geschrieben. Dadurch nimmt die Dateigrösse zu - pro
Arbeitsblatt um ca. 1 KB. Wenn Sie beispielsweise eine Arbeitsmappe mit 50 Blättern
besitzen und bei jedem Blatt eine der oben aufgelisteten Funktionen ausführen, so wird
die Exceldatei ca. 50 KB grösser.
Weitere Informationen finden Sie im Beitrag "Wieso nimmt die Dateigrösse durch das erstmalige Ausdrucken von Blättern zu?".
10· Unbenutzte Namen entfernen
Massnahme
Entfernen Sie Namen von Zellen, Zellbereichen, Konstanten, Formeln usw., die nicht
mehr benötigt werden.
Erläuterung
Wenn man für eine Zelle einen Namen definiert, so selektiert man gewöhnlich die
gewünschte Zelle und trägt im Namenfeld (in der Bearbeitungsleiste ganz links) den neuen
Namen ein. Dadurch wird der Name für die gesamte Arbeitsmappe sichtbar (d.h. er steht auf
allen Arbeitsblättern zur Verfügung) und nicht nur für das Arbeitsblatt, auf dem sich
die Zelle befindet, da der Name als so genannter 'globaler Name' definiert wurde.
Abbildung: Namenfeld in der Bearbeitungsleiste
Wenn man das Arbeitsblatt kopiert und in der gleichen Mappe einfügt, wird der Name ebenfalls kopiert. Da ein globaler Name nur ein Mal in der Mappe vorkommen darf, wird die Kopie des Namens als lokaler Name erstellt. Das bedeutet, dass nach dem Kopieren des Blattes der Name zwei Mal in der Mappe existiert.
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Weitere Informationen
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11· Anzahl Zellformeln reduzieren
Massnahme
Fassen Sie mehrere Zellformeln zu einer einzigen Zellformel zusammen.
Erläuterung
Durch das Reduzieren der Anzahl in der Arbeitsmappe verwendeter Zellformeln kann
die Datei verkleinert werden.
Weitere Informationen zu dieser Massnahme folgen in Kürze...
12· Dokument-Eigenschaften entfernen
Massnahme
Löschen Sie diejenigen Dokument-Eigenschaften, die nicht zwingend benötigt
werden.
Erläuterung
Zu jeder Arbeitsmappe können Dokument-Eigenschaften (auch Datei-Eigenschaften oder
Metadaten genannt) erfasst werden. Dokument-Eigenschaften werden im Dialogfenster
"Eigenschaften" verwaltet (Menü Datei/Eigenschaften).
Dokument-Eigenschaften:
- Titel
- Thema
- Autor
- Manager
- Firma
- Kategorie
- Stichwörter
- Kommentar
Die Dokument-Eigenschaften befinden sich auf der Registerseite "Datei-Info".
Abbildung: Dialogfenster "Datei-Eigenschaften"
(Registerseite "Datei-Info")
Kontrollieren Sie auch auf der Registerseite "Anpassen", ob benutzerdefinierte Eigenschaften existieren, die nicht benötigt werden und somit gelöscht werden können.
Abbildung: Dialogfenster "Datei-Eigenschaften"
(Registerseite "Anpassen")
13· Datei ohne Vorschaugrafik speichern
Massnahme
Speichern Sie die Arbeitsmappe ohne Vorschaugrafik.
Erläuterung
Im Dialogfenster "Eigenschaften" (Menü Datei/Eigenschaften)
kann man durch Aktivieren der Option "Vorschaugrafik speichern" (Registerseite
"Datei-Info") eine so genannte Vorschaugrafik erzeugen, die in der Exceldatei
abgelegt wird.
Abbildung: Dialogfenster "Datei-Eigenschaften"
Ist die Option eingeschaltet, erstellt Microsoft Excel bei jedem Speichern der Arbeitsmappe eine Vorschaugrafik desjenigen Arbeitsblattes, welches zum Zeitpunkt der Speicherung aktiv ist. Wenn Sie die Option ausschalten, so wird die Vorschaugrafik beim nächsten Speichern aus der Datei entfernt. Dies führt zu einer kleineren Exceldatei.
Tipp:
Beanspruchter Festplattenplatz der Vorschaugrafik verkleinern
Wenn Sie nicht auf die Vorschaugrafik verzichten möchten, sollten Sie darauf
achten, dass beim Speichern der Arbeitsmappe ein Arbeitsblatt aktiv ist, dessen Inhalt aus
optischer Sicht möglichst nicht zu komplex ist. Je umfangreicher die grafische
Darstellung ist, desto grösser wird die Vorschaugrafik und folglich auch die Exceldatei.
14· Externe Verknüpfungswerte nicht speichern bzw. neu speichern
Massnahme
Wenn Sie Zellbezüge auf andere Arbeitsmappen verwendet haben, sollten Sie die
Option "Externe Verknüpfungswerte speichern" deaktivieren (zu finden im
Optionen-Dialog, Menü Extras/Optionen).
Erläuterung
Bei eingeschalteter Option werden in der Mappe, in welcher sich die externen
Zellbezüge befinden, sämtliche Werte der verknüpften Zellen aus der Quellmappe
gespeichert. Durch das Deaktivieren der Option kann die Datei zum Teil erheblich
verkleinert werden. Wie gross die Einsparung effektiv ist, ist abhängig von der Anzahl
der externen Bezüge auf unterschiedliche Zellen der Quellmappe und von der Länge
der einzelnen Zellinhalte.
» Beachten Sie bitte, dass externe Zellbezüge nicht nur in Zellformeln verwendet werden können, sondern auch in Formeln von Namen. Sie können beispielsweise einen Namen festlegen, der als Bezug die Formel "='C:\MeineDaten\Excel\[Analysereport.xls]Statistik'!$A$1" besitzt. Bei aktivierter Option "Externe Verknüpfungswerte speichern" wird der Wert der Zelle A1 auf dem Tabellenblatt "Statistik" der Arbeitsmappe "Analysereport.xls" in derjenigen Mappe gespeichert, in der sich der Name befindet.
» Bitte beachten Sie auch, dass manchmal nur schwer erkennbar ist, wie viele externe Verknüpfungswerte eigentlich in einer Mappe gespeichert werden. Wenn Sie beispielsweise die folgende Formel in die Zelle A1 der ansonsten leeren Mappe Ziel.xls eintragen, so enthält diese Mappe genau eine einzige benutzte Zelle, nämlich die Zelle A1:
=SUMME('C:\Dateien\[Quelle.xls]Tabelle1'!$B$1:$B$16000)
Wenn Sie die Mappe speichern, wobei die Option "Externe Verknüpfungswerte speichern" ausgeschaltet ist, dann beträgt die Dateigrösse zirka 13.5 KB. Ist dagegen die Option eingeschaltet, so wird die Datei etwa 280 KB gross. Die Datei ist somit über 20 mal grösser! Und das, obwohl die Mappe nach wie vor nur eine einzige benutzte Zelle besitzt.
» Das Öffnen einer Mappe mit gespeicherten Verknüpfungswerten dauert erheblich länger als das Öffnen einer Mappe, welche keine externen Verknüpfungswerte enthält. Bei angenommen 16'000 Verknüpfungswerten ist die Dauer erfahrungsgemäss etwa 5 bis 6 mal länger.
Tipp:
Externe Verknüpfungswerte neu speichern
Beim Einfügen eines aus einer anderen Mappe kopierten Arbeitsblattes werden auch
die externen Verknüpfungswerte übernommen. Auch wenn Sie die externen Verknüpfungswerte
speichern möchten, sollten Sie die Option "Externe Verknüpfungswerte
speichern" deaktiveren, die Arbeitsmappe speichern und anschliessend die Option
wieder aktivieren. Dadurch werden die überflüssigen externen Zellwerte in der Datei
gelöscht.
15· Höhe und Breite von Grafiken vor dem Einfügen anpassen
Massnahme
Wenn Sie eine Grafikdatei in ein Arbeitsblatt einfügen (Menübefehl Einfügen/Grafik/Aus
Datei) und die Grafik ist zu gross, sollten Sie Höhe bzw. Breite der Grafik bereits
vor dem Einfügen anpassen und nicht erst in Microsoft Excel.
Ändern Sie die Grösse des Bildes anhand eines Grafikprogramms (z.B. mit Microsoft Paint oder Microsoft Photo Editor), speichern dann das angepasste Bild und fügen es anschliessend in das Arbeitsblatt ein.
Erläuterung
Die Grösse einer eingefügten Grafik kann in Microsoft Excel über den Dialog
"Grafik formatieren" (Registerseite "Grösse") geändert werden:
Abbildung: Dialogfenster "Grafik formatieren"
Auch wenn Sie die Höhe oder Breite der Grafik verkleinern, wird dadurch die Grösse der Exceldatei nicht reduziert. Excel speichert ein eingebettetes Bild immer mit seiner Originalgrösse. Ist ein Bild beispielsweise 200 x 200 Pixel gross, so werden die Daten sämtlicher 40'000 Pixel in die Datei geschrieben.
Übrigens spielt das Dateiformat der eingefügten Grafik keine Rolle. Die xls-Datei ist immer gleich gross, egal ob das Bild als bmp- oder als gif-Datei eingefügt wurde.
16· Zusätzliche Fenster der Arbeitsmappe schliessen
Massnahme
Schliessen Sie vor dem Speichern alle zusätzlichen Fenster der Arbeitsmappe.
Erläuterung
Eine Arbeitsmappe besitzt immer ein Fenster. Auch eine ausgeblendete Arbeitsmappe
besitzt ein Fenster, nur dass dieses nicht sichtbar ist. Über den Menübefehl Fenster/Neues
Fenster können Sie zusätzliche Arbeitsmappenfenster öffnen. Die folgende Abbildung
zeigt eine Mappe mit drei Fenstern:
Abbildung: Arbeitsmappe mit drei Fenstern
Wenn Sie die Mappe speichern, während mehrere Fenster geöffnet sind, werden die Informationen über diese Fenster ebenfalls in die Datei geschrieben. Dazu gehören unter anderem Fensterposition und -grösse. Durch schliessen der zusätzlichen Fenster müssen weniger Informationen gespeichert werden. Folglich wird die Exceldatei kleiner.
17· Duales Dateiformat vermeiden
Massnahme
Speichern Sie die Arbeitsmappe im Standard-Dateiformat "Microsoft
Excel-Arbeitsmappe".
Erläuterung
Vermeiden Sie wenn möglich duale Dateiformate. Beim Speichern einer Arbeitsmappe
mit einem dualen Dateiformat (z.B. "Microsoft Excel 97 &
5.0/95-Arbeitsmappe") wird die gesamte Mappe zweimal in die xls-Datei geschrieben,
wodurch die Datei ungefähr doppelt so gross wird wie bei einem nicht-dualen Dateiformat.
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Weitere Informationen |
18· Ehemals freigegebene Mappe neu erstellen
Massnahme
Eine Arbeitsmappe, die früher einmal freigegeben war und somit von mehreren
Benutzer gemeinsam bearbeitet werden konnte, sollte wenn möglich neu erstellt werden.
Erläuterung
Auch wenn Sie die Freigabe der Mappe entfernen, sodass sie nur noch von einem
Benutzer gleichzeitig bearbeitet werden kann, bleiben mehrere Informationen über die
ehemalige Freigabe in der Datei liegen. Diese Informationen werden jedoch nicht mehr
benötigt. Es existiert keine direkte Möglichkeit, wie man diese Informationen sonst
löschen könnte.
19· VBA-Projekt der Arbeitsmappe aufräumen
Massnahme
Säubern Sie das VBA-Projekt der Mappe, indem Sie bereits gelöschten Programmcode
endgültig entfernen.
Erläuterung
Wenn eine Arbeitsmappe, eine Vorlage oder ein Add-In VBA-Programmcode enthält,
sollten Sie das VBA-Projekt gelegentlich aufräumen. Dazu wird ein spezielles Tool
benötigt, zum Beispiel der Code Cleaner von Rob Bovey (Application
Professionals) oder vbClear von Hans W. Herber. Diese Tools löschen
nicht den aktuellen VBA-Programmcode aus einer Arbeitsmappe, sondern entfernen alte,
früher einmal gelöschte Prozeduren und Module aus dem VBA-Projekt. Bei grösseren
Projekten, die laufend erweitert und geändert werden, kann diese Art und Weise der
Säuberung zu einer erheblich kleineren Exceldatei führen (eine Reduktion um 200 KB und
mehr ist keine Seltenheit).
Die beiden oben erwähnten Tools Code Cleaner und vbClear sind Freeware können auf der Downloadseite von xlam heruntergeladen werden:
| Hier gehts zur
Downloadseite |
Sie können die Säuberung auch von Hand durchführen, was jedoch sehr aufwändig ist. Da die beiden oben vorgestellten Add-Ins gratis sind, macht die manuelle Durchführung zudem nur wenig Sinn. Als Alternative können Sie das von Microsoft im unten angegebenen Knowledge Base-Artikel veröffentlichte Makro benutzen.
Anmerkung
Übrigens sind nicht nur VBA-Projekte in Microsoft Excel betroffen. Auch die in
anderen Microsoft Office-Programmen - d.h. Word, PowerPoint, FrontPage usw. - erstellten
VBA-Projekte werden mit der Zeit grösser. Das gilt für Microsoft Office ab Version 97
(im nachstehenden Knowledge Base-Artikel wird nur Office 2000 erwähnt).
In der Microsoft Knowledge Base gibt es einen Artikel über diese Problematik:
20· VBA-Code von Arbeitsblättern löschen
Massnahme
Löschen Sie den VBA-Code, der sich in einem Arbeitsblatt-Modul befindet.
Erläuterung
Vor allem den VBA-Programmierern dürfte bekannt sein, dass jedes Arbeitsblatt vom
Typ 'Tabelle' und 'Diagramm' ein eigenes Codemodul besitzt, in welchem sich Programmcode
befinden kann. Wenn man ein Tabellen- oder Diagrammblatt innerhalb der gleichen
Arbeitsmappe kopiert, oder in eine andere Arbeitsmappe kopiert oder verschiebt, so wird
der gesamte VBA-Code des Blattes mitkopiert bzw. mitverschoben.
21· VBA-Projektstruktur löschen
Massnahme
Lassen Sie während der Bearbeitung der Arbeitsmappe den VBA-Editor geschlossen,
wenn die Mappe keinerlei VBA-Programmcode enthält.
Erläuterung
Wenn Ihre Arbeitsmappe viele Arbeitsblätter aber keinerlei VBA-Programmcode
enthält, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass während der Bearbeitung dieser Mappe
der VBA-Editor ständig geschlossen ist. Während die Mappe bearbeitet
und gespeichert wird, darf der VBA-Editor nicht geöffnet werden. Auch wenn Sie den
VBA-Editor nur vorübergehend öffnen und dann die Mappe speichern, wird die
Arbeitsmappendatei erheblich grösser, d.h. obwohl der Editor vor dem Speichern
geschlossen wurde.
Wenn die Arbeitsmappe gespeichert wird, wobei der VBA-Editor geöffnet ist oder war, so wird die Struktur des VBA-Projektes in der Arbeitsmappendatei gespeichert. Was das bedeutet, soll das folgende Beispiel zeigen.
Beispiel
Angenommen, eine Arbeitsmappe enthält 100 leere Tabellenblätter, dann trifft
folgendes zu:
- Wird die Mappe ohne VBA-Projektstruktur gespeichert, so beträgt die Dateigrösse
39 KB.
- Wird die Mappe mit VBA-Projektstruktur gespeichert, so beträgt die Dateigrösse
184 KB. Sie ist somit 145 KB oder ca. 4.7 mal grösser als die Datei ohne Projektstruktur.
- Wird die VBA-Projektstruktur der Mappe nachträglich entfernt, so ist die Datei
noch 40.5 KB gross, was nahezu der ursprünglichen Dateigrösse von 39 KB entspricht. Die
Dateigrösse konnte somit durch Löschen der Projektstruktur um 143.5 KB oder ca. 4.5 mal
reduziert werden.
22· Hintergrundbilder der Arbeitsblätter entfernen
Massnahme
Löschen Sie diejenige Hintergrundbilder, die nicht zwingend benötigt werden
(Menübefehl Format/Blatt/Hintergrund löschen).
Erläuterung
Jedes Arbeitblatt vom Typ Tabellenblatt, Diagrammblatt und Makroblatt kann in
Microsoft Excel mit einem Hintergrundbild versehen werden. Die Bilddatei des
Blatthintergrundes wird in die Arbeitsmappe integriert und zusammen mit den anderen Daten
in der Exceldatei gespeichert.
 |
Jeder Blatthintergrund wird separat in der Arbeitsmappendatei gespeichert, auch wenn das exakt gleiche Hintergrundbild von mehreren Blättern verwendet wird. |
Beachten Sie zudem, dass beim Kopieren eines Arbeitsblattes der Blatthintergrund ebenfalls kopiert wird.
Hintergrundbilder von Arbeitsblättern führen praktisch immer zu einer erheblich grösseren Datei. Man darf sich insbesondere nicht von der original Dateigrösse eines Bildes täuschen lassen. Hier zwei Beispiele:
Beispiel 1:
Eine beispielsweise 60 KB grosse GIF-Datei (8 Bit, 256 Farben)
vergrössert, als Hintergrundbild für ein Blatt verwendet, die Arbeitsmappendatei um mehr
als 500 KB! Wenn diese Bilddatei nun beispielsweise bei 10 Arbeitsblättern der Mappe als
Hintergrundbild verwendet wird, ist die Exceldatei ca. 5 MB grösser als ohne Verwendung
eines Hintergrundbildes.
Beispiel 2:
Eine lediglich 47 KB grosse JPG-Datei (24 Bit, True Color) als
Hintergrundbild führt zu einer Dateivergrösserung von mehr als 1.1 MB! Wenn Sie die
Bilddatei auf 10 Blättern als Hintergrundbild verwenden, vergrössert sich die xls-Datei
um über 11 MB!
Entfernen mit VBA-Code
Mit VBA kann das Blatthintergrundbild anhand der SetBackgroundPicture-Methode
entfernt werden:
ActiveSheet.SetBackgroundPicture FileName:=""
Anmerkung zum BIFF-Dateiformat
Das Hintergrundbild eines Arbeitsblattes wird in der Exceldatei in Form eines
BKHIM-Records abgelegt (auch als BITMAP-Record bekannt). Genügt der BKHIM-Record nicht,
werden so lange CONTINUE-Records angefügt, bis sämtliche Daten gespeichert sind.
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Weitere Informationen |
23· Leere Tabellenblätter löschen
Massnahme
Löschen Sie alle leeren Tabellenblätter in der Arbeitsmappe.
Erläuterung
Eine neue Arbeitsmappe enthält standardmässig drei leere Blätter. Die
Standard-Anzahl kann im Feld "Blätter in neuer Arbeitsmappe" des
Optionen-Dialoges (Registerseite "Allgemein") eingestellt werden.
Abbildung: Dialogfenster "Optionen" (Registerseite
"Allgemein")
Oft wird in einer neuen Mappe von vornerein nur ein einziges Blatt benötigt. Die überflüssigen Tabellenblätter können daher gelöscht werden. Jedes gelöschte Blatt verkleinert die Exceldatei um zirka 1.6 KB. Bei 10 gelöschten Blättern beträgt die Reduktion somit ungefähr 26 KB. Das ist zwar nicht sonderlich viel. Wenn man aber bedenkt, dass die Löschung in kaum mehr als 5 Sekunden durchgeführt ist, ist diese Einsparungsmassnahme einfach und schnell.
Tipp:
Standard-Anzahl Blätter auf Minimum setzen
Damit bei einer neuen Arbeitsmappe die leeren Blätter nicht nachträglich von Hand
gelöscht werden müssen, können Sie die Standard-Blattanzahl auf den kleinsten erlaubten
Wert 1 einstellen.
24· Nicht benötigte ausgeblendete Blätter löschen
Massnahme
Löschen Sie alle ausgeblendeten Blätter der Arbeitsmappe, die Sie nicht
benötigen.
Erläuterung
In Microsoft Excel kann ein Arbeitsblatt jederzeit über den Menübefehl Format/Blatt/Ausblenden
ausgeblendet werden. Dadurch wird das Blatt nicht mehr im Arbeitsblattregister angezeigt
und kann somit nicht mehr angewählt werden. Es existiert jedoch nach wie vor in der
Mappe.
Menübefehl Format/Blatt/Einblenden
Eigenschaft Visible: xlSheetVeryHidden
25· Nicht verwendete Zellkommentare löschen
Massnahme
Löschen Sie alle nicht benötigten Zellkommentare.
Erläuterung
Beim Bearbeiten einer Arbeitsmappe kann es durchaus vorkommen, dass nicht mehr
benutzte Zellen noch einen Kommentar besitzen.
Keine Kommentare angezeigt werden oder nur deren Indikatoren (Dialogfenster "Optionen", Registerseite "Ansicht").
26· Gültigkeitsprüfungen von unbenutzten Zellen entfernen
Massnahme
Löschen Sie alle Gültigkeitsprüfungen von nicht benutzten Zellen.
Erläuterung
Zum Validieren von Eingaben können Sie in Microsoft Excel so genannte
Gültigkeitsprüfungen verwenden.
Schwierig aufzuspüren / können auch ausserhalb des benutzten Zellbereiches sein
27· Bedingte Formatierungen von Zellen entfernen
Massnahme
Löschen Sie alle nicht benötigten bedingte Formatierungen von Zellen.
Erläuterung
In Bezug auf bedingte Formatierungen müssen drei Punkte überprüft werden:
1) Prüfen Sie erstens, ob es nicht mehr benutzte Zellen
gibt, die noch eine bedingte Formatierung besitzen.
Beispiel: Die Zelle A32 wird zum Berechnen einer Summe verwendet. Da diese
Information nicht mehr benötigt wird, wird die Zelle gelöscht (d.h. ihr Inhalt, also die
Zellformel). Die Zelle besitzt eine bedingte Formatierung, damit Werte über 500 mit
blauer Schriftfarbe angezeigt werden. Durch das Löschen der Zelle mittels Delete-Taste
wird jedoch nur die Formel entfernt, nicht aber die bedingte Formatierung. Diese existiert
nach wie vor und muss somit explizit gelöscht werden.
2) Prüfen Sie zweitens, ob benutzte Zellen existieren, die
eine bedingte Formatierung besitzen, diese jedoch nicht benötigen.
Beispiel: Die Zelle B25 wird zum Berechnen einer Quote in Prozent berechnet.
Mit der bedingten Formatierung werden alle Werte über 100 mit roter Schrift formatiert.
Da nach Überarbeitung des Blattes die Berechnung gar keine Resultate grösser als 100
mehr ergeben kann, ist auch die bedingte Formatierung überflüssig. Sie kann daher
gelöscht werden.
3) Prüfen Sie drittens, ob es Zellen mit bedingten
Formatierungen ausserhalb des benutzten Zellbereiches gibt.
Beispiel: Die Zelle IV6 besitzt eine bedingte Formatierung. Da Sie den
benutzten Zellbereich verkleinern möchten, löschen Sie die Inhalte aller Zellen der
gesamten Spalte IV mit der Delete-Taste. Dadurch werden zwar die Zellen dieser Spalte
gelöscht und der benutzte Zellbereich tatsächlich verkleinert. Die bedingte Formatierung
der Zelle IV6 ist jedoch immer noch vorhanden und muss explizit entfernt werden. Die
Existenz einer bedingten Formatierung einer Zelle hat keinen Einfluss auf den benutzten
Zellbereich. Eine solche Formatierung kann auch von einer Zelle benutzt werden, die sich
ausserhalb des benutzten Bereiches befindet.
Die bedingte Formatierung einer Zelle können Sie auf
verschiedene Art und Weise löschen:
- Anhand der Schaltfläche "Löschen..." im Dialogfenster "Bedingte
Formatierung"
- Mit dem Menübefehl Bearbeiten/Löschen/Formate
- Durch Kopieren und Einfügen des Zellformates einer anderen Zelle (Menübefehl Inhalte
einfügen/Formate)
Mit dem Menübefehl Bearbeiten/Löschen/Alles kann die bedingte Formatierung ebenfalls entfernt werden, wobei hier jedoch auch Zellinhalt und Zellkommentar (falls vorhanden) gelöscht werden.
Beispiel:
1. Sie definieren für eine Zelle eine bedingte Formatierung, damit bei
Eingabe einer Zahl grösser als 9 die Schriftfarbe auf Rot geändert wird.
2. Zu einem späteren Zeitpunkt definieren Sie für diese Zelle eine
Gültigkeitsregel, damit nur noch Zahlen kleiner als 10 eingegeben werden können. Zahlen
grösser als 9 werden mit einer Fehlermeldung beanstandet und zurückgewiesen.
3. Die bedingte Formatierung wird somit nicht mehr benötigt und kann entfernt
werden.
28· Unsichtbare Grafiken löschen
Massnahme
Löschen Sie alle nicht benötigten bzw. ausgeblendeten Grafiken.
Erläuterung
Wenn im Optionen-Dialog von Microsoft Excel die Ansicht-Einstellung für Objekte
auf "Alle ausblenden" gestellt ist, sind keinerlei auf dem Arbeitsblatt
eingefügte Objekte sichtbar. Schalten Sie daher die Option "Alle anzeigen" ein.
29· Eingebettete Objekte löschen
Massnahme
Löschen Sie alle eingebetteten Objekte, die Sie nicht benötigen.
Erläuterung
Beachten Sie, dass bei einem eingebettetem Objekt (beispielsweise einem
ClipArt-Bild) die Dateigrösse um mehr als nur die Dateigrösse des Objektes zunimmt. Wenn
die Datei der ClipArt-Grafik zum Beispiel 12 KB gross ist, benötigt Microsoft Excel ca.
16 KB zum Speichern.
Wenn im Optionen-Dialog von Microsoft Excel die Ansicht-Einstellung für Objekte auf "Alle ausblenden" gestellt ist, sind keinerlei auf dem Arbeitsblatt eingefügte Objekte sichtbar. Schalten Sie daher die Option "Alle anzeigen" ein.
30· Eingefügte Dokumente verkleinern
Massnahme
Verkleinern Sie ein Dokument, bevor Sie es als eingebettetes Objekt in ein
Arbeitsblatt einfügen.
Erläuterung
Wenn Sie ein Dokument, beispielsweise ein PowerPoint-Dokument, in ein Arbeitsblatt
einfügen, so wird das gesamte Dokument als Objekt eingefügt. Im Falle von PowerPoint
bedeutet dies, dass sich dann die gesamte Präsentation in der Exceldatei befindet, und
nicht nur die im Arbeitsblatt angezeigte Präsentationsfolie. Alle weiteren in der
PowerPoint-Präsentation enthaltenen Folien sind daher sozusagen unnötiger Balast. Aus
diesem Grund sollten Sie vor dem Einfügen der Präsentation alle Folien ausser der
aktiven Folie löschen.
Auch bei einem Word-Dokument können Informationen gelöscht werden, unter anderem die Dokument-Eigenschaften und das VBA-Projekt.
31· Verknüpfte Dokumente als eingebettete Dokumente einfügen (oder umgekehrt)
Massnahme
Durch das Einfügen eines Dokumentes als verknüpftes anstatt als eingebettetes
Objekt können Sie meistens eine erheblich kleinere Exceldatei erzielen. Bei einem
verknüpften Dokument wird nur die Verknüpfungsinformation (Pfad, Dateiname, Objektname)
und nicht das gesamte Dokument gespeichert.
Erläuterung
Text folgt...
Eingebettetes 29 KB Word-Dokument: 51 KB
Verknüpftes 29 KB Word-Dokument: 192 KB
Eingebettetes 250 KB Word-Dokument: 269 KB
Verknüpftes 250 KB Word-Dokument: 28 KB
32· Formular- anstatt Toolbox-Steuerelemente verwenden
Massnahme
Ersetzen Sie Toolbox-Steuerelemente durch Formular-Steuerelemente.
Erläuterung
Steuerelemente der Symbolleiste "Toolbox-Steuerelemente"
(MSForms-/ActiveX-Controls) benötigen erheblich mehr Speicherplatz auf der Festplatte als
Formular-Steuerelemente (Symbolleiste "Formular"). Beispielsweise beansprucht
eine Befehlsschaltfläche ungefähr 11 mal mehr Platz in der Exceldatei
als eine Formular-Schaltfläche. Zudem benötigten eingebettete Steuerelemente bedeutend
mehr Arbeitsspeicher als Formular-Steuerelemente
33· Grafiken direkt anstatt mit einem Bild-Steuerelement einfügen
Massnahme
Fügen Sie Grafikdateien nicht anhand des Bild-Steuerelementes sondern direkt in
ein Arbeitsblatt ein.
Erläuterung
Menübefehl Einfügen/Grafik/Aus Datei
Beispiel:
- Die Exceldatei einer leeren Arbeitsmappe mit einem Tabellenblatt
ist 12'800 Bytes gross.
- Fügt man in das Tabellenblatt eine 76 KB grosse Grafikdatei ein, wird die
Exceldatei 17'920 Byres gross (5'120 Bytes grösser).
- Fügt man die gleiche Grafikdatei jedoch anhand eines Image-Steuerelementes ein,
wird die Exceldatei 100'352 Bytes gross (87'552 Bytes grösser).
- Der Unterschied der Grössenzunahme liegt somit bei 82'432 Bytes.
- Mit Image-Steuerelement nimmt die Dateigrösse ungefähr 17 mal mehr
zu als bei direkt eingefügter Grafik.
34· Angebundene Symbolleisten löschen
Massnahme
Entfernen Sie die an eine Arbeitsmappe angebundenen Symbolleisten.
Erläuterung
In Microsoft Excel ist es möglich, beliebige benutzerdefinierte Symbolleisten an
eine Arbeitsmappe anzubinden. Dadurch wird die Symbolleiste bzw. werden die Symbolleisten
zusammen mit den anderen Daten der Arbeitsmappe in der Exceldatei gespeichert.
Es ist gut möglich, dass ein paar Ihrer Arbeitsmappen benutzerdefinierte Symbolleisten enthalten. In Excel ist nämlich nur schwer erkennbar, ob einer Mappe eine Symbolleiste angebunden wurde. Der einzige Ort, wo man dies überprüfen kann, ist das Dialogfenster "Symbolleiste anbinden". Es wird mit der Schaltfläche "Anbinden" des Dialogfensters "Anpassen" geöffnet, welches seinerseits über den Menübefehl Ansicht/Symbolleisten/Anpassen geöffnet wird.
Abbildung: Dialogfenster "Symbolleiste anbinden"
Je nach Umfang der gelöschten, ehemals angebundenen Symbolleiste wird die Arbeitsmappendatei zum Teil erheblich kleiner.
35· Änderungsprotokoll löschen
Massnahme
Löschen Sie das Änderungsprotokoll einer freigegebenen Arbeitsmappe.
Erläuterung
Wenn ein Änderungsprotokoll geführt wird (dieses Feature kann bei freigegebenen
Arbeitsmappen benutzt werden), so können Sie durch Löschen dieses Protokolls die Datei
verkleinern. Das Protokoll kann gelöscht werden, indem im Freigabe-Dialog die aktivierte
Option "Änderungsprotokoll führen für die letzten x Tage" auf die Option
"Kein Änderungsprotokoll führen" umgestellt wird.
Abbildung: Dialogfenster "Freigabe"
Nach dem Aktivieren der Option "Kein Änderungsprotokoll führen" und schliessen des Dialoges via OK werden Sie von Excel gefragt, ob das Änderungsprotokoll wirklich gelöscht werden soll:
Abbildung: Rückfragemeldung "Änderungsprotokoll
löschen"
Das Protokoll kann ganz einfach auch durch Aufheben der Freigabe gelöscht werden. In diesem Fall erscheint folgende Meldung:
Abbildung: Rückfragemeldung "Freigabe aufheben"
36· Anzahl Tage der Änderungsprotokollierung reduzieren
Massnahme
Stellen Sie bei freigegebenen Arbeitsmappen die Anzahl Tage für die
Änderungsprotokollierung auf einen möglichst tiefen Wert.
Erläuterung
Bei einer freigegebenen Arbeitsmappe wird standardmässig für die letzten 30 Tage
ein Änderungsprotokoll geführt.
Abbildung: Dialogfenster "Freigabe"
Abbildung: Fehlermeldung "Sie können die Anzahl Tage für
das Änderungsprotokoll nicht verkleinern"
Bitte beachten Sie, dass Kopien einer freigegebenen Arbeitsmappe nur so lange zusammengeführt werden können, wie das Änderungsprotokoll geführt wird. Falls Sie Mappenkopien zu einem späteren Zeitpunkt wieder zusammenführen wollen, müssen Sie die Anzahl Tage für das Führen des Protokolls genügend hoch einstellen.
Mehr zu dieser Spezialität finden Sie hier:
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Weitere Informationen
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37· Leere Textfelder durch Rechtecke ersetzen
Massnahme
Verwenden Sie Rechtecke anstelle von leeren Textfeldern.
Erläuterung
Auf der Symbolleiste "Zeichnen" befindet sich Schaltflächen für
verschiedene Zeichnungsobjekte, unter anderem für das Rechteck und das Textfeld.
Abbildung: Ausschnitt der Zeichnen-Symbolleiste (vergrössert)
Verwenden Sie das Objekt "Rechteck", wenn Sie ein gewöhnliches Rechteck (ohne Textinhalt) einfügen möchten in ein Blatt einfügen möchten. Benutzen Sie das Textfeld-Objekt nur, wenn Sie dem Objekt tatsächlich einen Text hinzufügen wollen. Rein optisch sieht ein Rechteck exakt wie ein leeres Textfeld aus. In Bezug auf die Exceldatei benötigt ein Textfeld mehr Platz als ein Rechteck, auch wenn das Textfeld keinen Text enthält, da Textfelder grundsätzlich einen so genannten TextFrame (Textrahmen) besitzen.
Wenn Sie einem Rechteck einen Text hinzufügen (Kontext-Menübefehl Text hinzufügen), erhält das Rechteck einen TextFrame. Auch wenn der enthaltene Text zu einem späteren Zeitpunkt gelöscht wird, behält das Rechteck den TextFrame. Es ist nicht möglich, einen einmal hinzugefügten TextFrame zu entfernen. In diesem Fall sollten Sie das Rechteck löschen und neu erstellen.
38· AutoFilter vor dem Speichern ausschalten
Massnahme
Schalten Sie auf allen Tabellenblättern den AutoFilter aus, bevor Sie die
Arbeitsmappe speichern.
Erläuterung
Der AutoFilter benötigt vergleichsweise viel Platz in einer Exceldatei. Der Grund
liegt allerdings nicht am Filter an sich, d.h. nicht an der Tatsache, dass Datensätze
gefiltert und Zeilen ausgeblendet sind, sondern daran, dass die Spaltenbeschriftungszellen
mit DropDown-Feldern ausgestattet sind. Es macht also keinen Unterschied, ob eine Liste
tatsächlich gefiltert ist oder nicht. Es zählt lediglich, das ein AutoFilter existiert
oder nicht.
Abbildung: DropDown-Pfeile des AutoFilters
Pro Datenspalte mit DropDown-Pfeil nimmt die Dateigrösse um ca. 300 Bytes zu. Wenn die Datenliste über sämtliche 256 Spalten geht, d.h. alle Spalten einen DropDown-Pfeil besitzen, so ist die Exceldatei ca. 76 KB grösser als ohne AutoFilter! Wenn die Arbeitsmappe mehrere Tabellenblätter mit aktivierter AutoFilter-Funktion enthält, kann der Unterschied ohne weiteres mehrere hundert Kilobyte ausmachen.
Nebenbei erwähnt wird die Arbeitsmappe schneller geöffnet, wenn in der Mappe kein AutoFilter aktiv ist.
39· Vor dem Speichern eine einzelne Zelle selektieren
Massnahme
Selektieren Sie vor dem Speichern der Arbeitsmappe nur eine einzige Zelle pro
Tabellenblatt.
Erläuterung
Microsoft Excel speichert die Informationen über die aktuell selektierte(n)
Zelle(n) in der Arbeitsmappendatei, damit beim Öffnen der Arbeitsmappe die letzte
Selektion wieder hergestellt werden kann. Nach dem Öffnen sind folglich wieder alle
diejenigen Zellen markiert, die bei der letzten Speicherung markiert waren. Je mehr
nicht-angrenzende Zellen selektiert sind, desto grösser wird die Exceldatei. Der
Grössenuntschied kann ohne weiteres mehrere KB ausmachen, auch bei kleinen Exceldateien
(z.B. 110 KB anstatt 100 KB). Wenn Sie beispielsweise anhand der Funktion Gehe zu/Inhalte
Konstanten, Formeln oder Leerzellen markiert haben, dann sollten Sie vor dem Speichern der
Datei zuerst eine einzelne Zelle selektieren.
40· Mappe nach dem Speichern schliessen, öffnen und neu speichern
Eine sehr einfache Möglichkeit zum Reduzieren der Dateigrösse besteht im erneuten Öffnen und Speichern einer Arbeitsmappe. Je nach Anzahl in der Arbeitsmappe verwendete gleichartige Formeln erreicht man dadurch eine Grössen-Reduktion von 10 Prozent und mehr. Immer wenn Sie eine Formel in einen grösseren Zellbereich eintragen, z.B. durch Ausfüllen des Bereiches oder durch Einfügen einer Formel über die Zwischenablage, sollten Sie nach dem Speichern die Arbeitsmappe schliessen, erneut öffnen und nochmals speichern.
Der Grund für die Reduktion der Dateigrösse liegt an einer Excel-internen Programmroutine, die ausschliesslich beim Öffnen der Mappe ausgeführt wird. Diese Routine konvertiert gleichartige Zellformeln in sogenannte 'Shared Formulas'. Wenn Sie eine Formel in einen Zellbereich einfüllen, so kann diese Formel von den Zellen des Zellbereiches quasi gemeinsam verwendet werden. Excel legt die Formel intern nur ein einziges Mal und nicht für jede Zelle ab. Alle Zellen, die diese Formel enthalten, referenzieren lediglich auf die Formel. Beim Eintragen der Formel jedoch wird sie zunächst pro Zelle abgelegt und gespeichert. Die Konvertierung in eine gemeinsam benutzte Formel erfolgt erst beim erneuten Öffnen der Mappe. Da eine Shared Formula wie gesagt nur einmal gespeichert wird, ist die Exceldatei dadurch kleiner.
Hier ein Beispiel:
1. Formel in einen 100 Zellen grossen Zellbereich eintragen
2. Mappe speichern (Formel wird pro Zelle, d.h. 100 mal gespeichert)
3. Mappe schliessen
4. Mappe neu öffnen (Formel wird in eine Shared Formula konvertiert)
5. Mappe speichern (Formel wird 1 mal gespeichert)
Siehe auch unter "Warum ist die Datei nach dem Speichern, Schliessen und erneuten Öffnen plötzlich kleiner?".
41· Vor dem Speichern auf Normal-Ansicht umschalten
Massnahme
Stellen Sie vor dem Speichern die Ansicht eines Arbeitsblattes auf
"Normal"-Ansicht.
Erläuterung
Im Menü "Ansicht" kann man zwischen verschiedenen Ansichteinstellungen
wählen. Wenn Sie beispielsweise die Einstellung "Seitenumbruch-Vorschau"
aktiviert haben und dann die Arbeitsmappe speichern, werden im Vergleich zur Ansicht
"Normal" bedeutend mehr Informationen in die Exceldatei abgelegt.
Meine Testdatei mit vier Tabellenblättern besitzt bei aktivierter Normal-Ansicht eine Dateigrösse von 146 KB. Wird die Ansicht bei allen vier Blättern auf "Seitenumbruch-Vorschau" gestellt und dann die Mappe gespeichert, vergrössert sich die Datei auf 162 KB. Die Datei wird somit durch diese Anzeige-Einstellung um 16 KB grösser. Das entspricht einer Zunahme von über 10 Prozent.
Übrigens wird eine Arbeitsmappe bei eingeschalteter Ansicht "Seitenumbruch-Vorschau" erheblich langsamer geöffnet als bei der Ansicht "Normal". Die oben erwähnte Testmappe benötigt bei verwendeter Ansicht "Seitenumbruch-Vorschau" etwa vier Mal so lange zum Öffnen!
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Zuletzt aktualisiert am
4.04.2006 / 15:00 Uhr
Zuletzt kontrolliert am 19.12.2008 / 17:00 Uhr
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