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Einschränkungen von freigegebenen Mappen

Inhaltsübersicht

Allgemeines über Einschränkungen von freigegebenen Arbeitsmappen

Limitationen und Spezifikationen von freigegebenen Arbeitsmappen

Einschränkungen von freigegebenen Arbeitsmappen

Einschränkungen und Voraussetzungen für das Zusammenführen von Arbeitsmappen

Nicht verfügbare Features (Excel 2003)

Spezialfälle und Ausnahmen
    Dateispeicherort auf Webserver
    Dateispeicherort in öffentlichem Ordner von Microsoft Exchange
    Benutzerdefinierte Dokumenteigenschaften
    Bearbeitung von Kommentaren
    Formatierung von Kommentartexten
    Zusammenführen von Mappenkopien bei aktiviertem Änderungsprotokoll
    Bearbeiten von VBA-Programmcode
    Status von Verknüpfungen
    Freigegebene Arbeitsmappe mit anderen Excelversionen bearbeiten
    Dateizugriffsberechtigungen
    Aufheben der Arbeitsmappenfreigabe für einen Benutzer / Persönliche Ansicht löschen
    Anzeigen des Protokolls aller Änderungen an einer Arbeitsmappe

Allgemeines über Einschränkungen von freigegebenen Arbeitsmappen

Wenn Sie eine Arbeitsmappe zur gemeinsamen Bearbeitung durch mehrere Benutzer freigeben, so werden automatisch bestimmte Excel-Features und -Befehle gesperrt. Diese werden auf der vorliegenden Seite vorgestellt und erläutert.

In Microsoft Excel ab Version 97 kann eine Arbeitsmappe zur gemeinsamen Bearbeitung durch mehrere Benutzer freigegeben werden. Die Aktivierung wird im Dialogfenster "Freigabe" vorgenommen (Menübefehl Extras/Arbeitsmappe freigeben):

Abbildung: Dialogfenster "Freigabe"

Alternativ dazu kann man eine Mappe auch über den Menübefehl Extras/Schutz/Arbeitsmappe schützen und freigeben zur gemeinsamen Bearbeitung freigeben.

Limitationen und Spezifikationen von freigegebenen Arbeitsmappen

Einschränkungen von freigegebenen Arbeitsmappen

Einige Funktionalitäten von Microsoft Excel sind nicht verfügbar, wenn Sie eine freigegebene Arbeitsmappe verwenden. Sie sollten diese Merkmale deshalb verwenden, bevor Sie die Arbeitsmappe freigeben. Alternativ können Sie auch die Freigabe der Arbeitsmappe aufheben.

Folgende Aktionen können in einer freigegebenen Arbeitsmappe nicht durchgeführt werden:

• Das Löschen von Tabellenblättern.

• Das Zusammenführen von Zellen.
  Sie können Zellen anzeigen, die vor dem Freigeben der Arbeitsmappe zusammengeführt wurden.

• Das Festlegen oder Anwenden von bedingten Formaten.
  Es werden jedoch die Auswirkungen von bedingten Formaten angezeigt, die vor der Freigabe der Arbeitsmappe angewendet wurden.

• Das Festlegen oder Ändern von Einschränkungen und Meldungen der Gültigkeitsprüfung.
  Es werden jedoch die Auswirkungen von Einschränkungen sowie Meldungen angezeigt, die vor der Freigabe der Arbeitsmappe festgelegt wurden.

• Das Einfügen oder Löschen von Zellblöcken.
  Sie können jedoch ganze Reihen oder Spalten einfügen oder löschen.

• Das Einfügen oder Ändern von Diagrammen, Grafiken, Objekten oder Hyperlinks.

• Das Verwenden der Zeichenhilfsmittel.

• Das Zuweisen eines Kennwortes für das Schützen einzelner Tabellenblätter oder der gesamten Arbeitsmappe.
  Ein Schutz, der vor dem Freigeben der Arbeitsmappe angewendet wurde, bleibt auch nach dem Freigeben der Arbeitsmappe in Kraft.

• Das Ändern oder Entfernen von Kennwörtern.
  Kennwörter, die Sie vor dem Freigeben der Arbeitsmappe zugewiesen haben, bleiben auch nach dem Freigeben der Arbeitsmappe in Kraft.

• Das Speichern, Anzeigen oder Ändern von Szenarios.

• Das Gruppieren oder Gliedern von Daten.

• Das Einfügen automatischer Teilergebnisse.

• Das Erstellen von Datentabellen.

• Das Erstellen von Pivot-Tabellen oder Ändern des Layouts vorhandener Pivot-Tabellen.

• Das Ändern von Dialogfeldern oder Menüs.

• Das Schreiben, Ändern, Anzeigen, Aufzeichnen oder Zuweisen von Makros.
  Sie können jedoch Vorgänge in einer freigegebenen Arbeitsmappe in einem Makro aufzeichnen, das Sie in einer anderen, nicht freigegebenen Arbeitsmappe speichern. In einer freigegebenen Arbeitsmappe können Sie Makros ausführen, die vor dem Freigeben der Arbeitsmappe erstellt wurden; allerdings wird die Ausführung des Makros abgebrochen, wenn das Makro eine nicht verfügbare Operation enthält und diese bei der Ausführung erreicht wird.

Einschränkungen und Voraussetzungen für das Zusammenführen von Arbeitsmappen

Um die Änderungen in einer Arbeitsmappe mit den Änderungen einer anderen Arbeitsmappe zusammenzuführen, müssen beide Arbeitsmappen die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Beide Arbeitsmappen sind Kopien derselben Arbeitsmappe.

• Jede Kopie hat einen anderen Dateinamen.

• Die Arbeitsmappen dürfen entweder keine Kennwörter enthalten, oder das Kennwort muss in beiden Arbeitsmappen identisch sein.

• Die ursprüngliche Arbeitsmappe, von der die Kopien gezogen wurden, muss eine freigegebene Arbeitsmappe sein.

• Als die Kopien erstellt wurden, war das Änderungsprotokoll deaktiviert.

• An dem Zeitpunkt, an dem Sie die Kopien zusammenführen, wurde das Änderungsprotokoll in beiden Kopien mindestens so viele Tage geführt, wie seit dem Anlegen der Kopien verstrichen sind. Wenn das Änderungsprotokoll in den Arbeitsmappen z. B. 30 Tage lang geführt wurde, und die Kopien vor 45 Tagen erstellt wurden, können Sie die Arbeitsmappen nicht mehr zusammenführen.
  
  Wenn Sie beim Einschalten des Änderungsprotokolls noch nicht wissen, wann Sie die Arbeitsmappen zusammenführen möchten, können Sie das Änderungsprotokoll solange aufbewahren, indem Sie eine grosse Anzahl von Tagen zum Führen des Änderungsprotokolls einstellen, bis zu maximal 32'767 Tagen.

Kann Microsoft Excel die beiden Arbeitsmappen nicht zusammenführen, können Sie die Informationen aus der einen Arbeitsmappe manuell in die andere übertragen, indem Sie die Daten einer Arbeitsmappe kopieren und in die andere einfügen.

Nicht verfügbare Features (Excel 2003)

Weil in der Dokumentation von Microsoft Excel 2003 die Einschränkungen der verfügbaren Features in einer anderen Form aufgelistet sind, nämlich als Tabelle mit Angabe möglicher Alternativen, hier ein Auszug aus dem entsprechenden Kapitel der Excel-Dokumentation.

Zusammenfassung

Wenn die Arbeitsmappe eines oder mehrere der folgenden Features enthalten soll, fügen Sie diese hinzu, bevor Sie die Mappe freigeben:
- Verbundene Zellen
- Bedingte Formatierungen
- Gültigkeitsprüfungen
- Diagramme
- Grafiken
- Objekte mit Zeichnungsobjekten
- Hyperlinks
- Szenarien
- Gliederungen
- Teilergebnisse
- Datentabellen
- PivotTable-Berichte
- Schutz für Arbeitsmappen
- Schutz für Arbeitsblätter
- Makros

Wenn Sie die Arbeitsmappe freigegeben haben, können Sie diese Features nicht mehr ändern.

Übersicht der nicht verfügbaren Features

Spezialfälle und Ausnahmen

Nachfolgend verschiedene Spezialfälle und Ausnahmen, die in der Excel-Dokumentation zwar zum Teil erwähnt, aber nur schwer zu finden sind. Ein paar dieser Ausnahmen sind nicht in der Dokumentation beschrieben.

- Dateispeicherort auf Webserver
- Dateispeicherort in öffentlichem Ordner von Microsoft Exchange
- Benutzerdefinierte Dokumenteigenschaften
- Bearbeitung von Kommentaren
- Formatierung von Kommentartexten
- Zusammenführen von Mappenkopien bei aktiviertem Änderungsprotokoll
- Bearbeiten von VBA-Programmcode
- Status von Verknüpfungen
- Freigegebene Arbeitsmappe mit anderen Excelversionen bearbeiten
- Dateizugriffsberechtigungen
- Aufheben der Arbeitsmappenfreigabe für einen Benutzer / Persönliche Ansicht löschen
- Anzeigen des Protokolls aller Änderungen an einer Arbeitsmappe

Dateispeicherort auf Webserver

Man kann freigegebene Arbeitsmappen nicht auf Webservern verwenden.

Dateispeicherort in öffentlichem Ordner von Microsoft Exchange

Sie können freigegebene Arbeitsmappen nicht in öffentlichen Ordnern von Microsoft Exchange ablegen.

Benutzerdefinierte Dokumenteigenschaften

Bei einer freigegebenen Arbeitsmappe sind die benutzerdefinierten Dokumenteigenschaften grundsätzlich gesperrt. Allerdings ist nur die Benutzeroberfläche gesperrt (siehe weiter unten). Man kann Eigenschaften weder hinzufügen, ändern noch löschen, da die entsprechenden Eingabefelder und Schaltflächen deaktiviert sind, wie die folgende Abbildung zeigt:

Abbildung: Dokument-Eigenschaften einer freigegebenen Arbeitsmappe

Interessanterweise ist es jedoch anhand VBA-Code möglich, auf die benutzerdefinierten Dokumenteigenschaften einer freigegebenen Mappe zuzugreifen - und zwar ohne Einschränkung!

Beispielsweise wird mit dieser Codezeile eine Eigenschaft vom Typ "Text" namens "Neu" hinzugefügt, die den Wert "Demo" erhält:

ActiveWorkbook.CustomDocumentProperties.Add "Neu", False, 4, "Demo"

Nach dem Speichern, Schliessen und erneutem Öffnen der Arbeitsmappe ist die Eigenschaft immer noch vorhanden, d.h wie es bei einer gewöhnlichen, nicht-freigegebenen Mappe üblich ist. Die Eigenschaft kann auch jederzeit per VBA gelöscht werden, beispielsweise mit dieser Codezeile:

ActiveWorkbook.CustomDocumentProperties("Neu").Delete

Bearbeitung von Kommentaren

Zellkommentare können bei freigegebenen Arbeitsmappen nur noch durch neue Informationen ergänzt, bisherige Informationen jedoch nicht mehr geändert werden. Die nächste Abbildung zeigt einen Kommentar mit vier Einträgen. Beim Bearbeiten der Mappe beziehungsweise des Kommentares kann lediglich nach dem letzten Eintrag - das ist der von Benutzerin Tina Neubauer - ein weiterer Eintrag angehängt werden.

Abbildung: Zellkommentar in einer freigegebenen Arbeitsmappe

Die bereits vorhandenen Kommentartexte können nicht mehr verändert werden. Beim Versuch, ein Zeichen einzufügen oder zu löschen gibt Excel ein kurzes Warnsignal über den Lautsprecher aus, da die Tastatureingabe gesperrt ist. Dadurch wird verhindert, dass sich Benutzer gegenseitig Kommentare abändern. Allerdings gibt es eine Schwachstelle bei diesem 'Schutz': Die Tastenkombinationen für Ausschneiden, Kopieren und Einfügen (d.h. Strg+X, Strg+C und Strg+V) sind nach wie vor aktiv. Auch die Menübefehle im Kontextmenü für diese Aktionen können weiterhin ausgeführt werden. Sie können daher anhand diesen Möglichkeiten die Kommentare von anderen Benutzern bzw. Ihre früher einmal eingegeben Kommentare beliebig verändern. Diese 'Hintertür' ist vor allem nützlich, wenn ein Benutzer einen falschen Text eingetragen hat. Im obigen Beispiel (siehe Abbildung) könnte man beispielsweise das Datum im Text "Stand per 9.09.2004. Buchhaltungsabschluss wurde durchgeführt." in "19.09.2004" ändern, falls sich der Benutzer vertippt hat und die Information wichtig ist bzw. unbedingt korrekt sein muss.

Formatierung von Kommentartexten

Bei nicht-freigegebenen Arbeitsmappen kann man den Text eines Zellkommentares beliebig formatieren. So kann beispielsweise der Benutzername oder der Text mit einer anderen Schriftart, unterstrichen oder einer anderen Schriftfarbe dargestellt werden. Bei freigegebenen Mappe gehen die meisten dieser Formatierungsänderungen beim nächsten Speichern verloren. Die Änderungen gehen auch dann verloren, wenn sie in einer nicht-freigegebenen Arbeitsmappe durchgeführt wurden und die Mappe zu einem späteren Zeitpunkt freigegeben wird.

Betroffen sind diese Formatierungsmerkmale:
- Schriftart
- Schriftgrad
- Schriftfarbe
- Unterstrichen (Einfach und Doppelt)
- Durchgestrichen
- Hochgestellt
- Tiefgestellt

Die beiden Merkmale Fett und Kursiv sind dagegen nicht betroffen, d.h. sie gehen nicht verloren. Beim erneuten Öffnen der Arbeitsmappe sind sie immer noch vorhanden.

Weitere Informationen finden Sie in diesem Microsoft Knowledge Base-Artikel:
  XL2000: Comment Formatting May Be Lost When You Share a Workbook
  http://support.microsoft.com/?scid=kb;en-us;211717

Zusammenführen von Mappenkopien bei aktiviertem Änderungsprotokoll

Bei einer zu tief eingestellten Anzahl Tage für das Führen des Änderungsprotokolls können Arbeitsmappenkopien nicht mehr zusammengeführt werden. Wenn Sie ein Änderungsprotokoll verwenden und später Kopien einer freigegebenen Arbeitsmappe zusammenführen wollen, müssen Sie daher besonders vorsichtig beziehungsweise vorausschauend sein. Mit anderen Worten müssen Sie die Anzahl Tage im voraus genügend hoch einstellen.

Dieser Ausschnitt stammt aus der Online-Referenz von Microsoft Excel 97 (Zitat):

Wenn Sie versuchen ältere Arbeitsmappen zusammenzuführen, erscheint diese Fehlermeldung:

Abbildung: Fehlermeldung "<Datei> kann nicht mit der aktiven Arbeitsmappe zusammengeführt werden"

Man kann zwar die Anzahl Tage auch bei einer bereits freigegebenen Mappe jederzeit im Dialog "Freigabe" erhöhen. Dies löst aber das Problem nicht, weil die Änderung nur für die geöffnete Mappe gilt und nicht für die erstellten Kopien der freigegebenen Mappe.

Bearbeiten von VBA-Programmcode

In einer freigegebenen Arbeitsmappe können Sie Makros ausführen, die vor dem Freigeben der Arbeitsmappe erstellt wurden. Die Bearbeitung von VBA-Code ist jedoch nicht möglich. Beim Versuch, das VBA-Projekt einer freigegebenen Mappe zu öffnen, erscheint diese Fehlermeldung:

Abbildung: Fehlermeldung "Projekt kann nicht angezeigt werden"

Diese Fehlermeldung wird eingeblendet, wenn Sie im Freigabe-Dialog die Option zum Freigeben der Arbeitsmappe aktivieren und die anschliessende Rückfrage "Dieser Vorgang führt zu einer Speicherung. Fortfahren?" mit Ja beantworten:

Abbildung: Fehlermeldung "Diese Arbeitsmappe enthält VBA-Makros. Visual Basic-Module können im Freigabemodus nicht bearbeitet werden."

Die Meldung erscheint allerdings nur, wenn das VBA-Projekt ein Standard Codemodul mit Programmcode enthält. Befindet sich der Code im Modul "DieseArbeitsmappe" oder im Modul eines Arbeitsblattes, so erscheint die Meldung nicht.

Status von Verknüpfungen

Wenn Sie die freigegebene Arbeitsmappe in einen Ordner auf einem Netzlaufwerk kopieren, stellen Sie sicher, dass sämtliche Verknüpfungen zu anderen Arbeitsmappen oder Dokumenten intakt sind. Verwenden Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Verknüpfungen, um Korrekturen an den Definitionen der Verknüpfungen vorzunehmen.

Freigegebene Arbeitsmappe mit anderen Excelversionen bearbeiten

Wenn Sie Änderungen an einer freigegebenen Arbeitsmappe vornehmen möchten, die in Microsoft Excel 97 erstellt wurde, müssen Sie Microsoft Excel 97 oder neuer verwenden. Frühere Versionen von Microsoft Excel als Version 97 können hierfür nicht eingesetzt werden.

Dateizugriffsberechtigungen

Alle Benutzer, die auf das Netzlaufwerk zugreifen können, auf dem eine freigegebene Arbeitsmappe gespeichert ist, haben dieselben Zugriffsberechtigungen für die freigegebene Arbeitsmappe. Wenn Sie den Zugriff auf eine freigegebene Arbeitsmappe einschränken möchten, können Sie die freigegebene Arbeitsmappe sowie das Änderungsprotokoll schützen.

Aufheben der Arbeitsmappenfreigabe für einen Benutzer / Persönliche Ansicht löschen

Wenn ein Benutzer seine Arbeit an einer freigegebenen Arbeitsmappe beendet hat, können Sie die Grösse der Arbeitsmappendatei verringern, indem Sie die persönlichen Anzeigeeinstellungen dieses Benutzers löschen. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Ansicht anpassen. Klicken Sie im Feld Ansichten auf die entsprechende Benutzeransicht und klicken Sie dann auf Löschen.

Abbildung: Dialogfenster "Benutzerdefinierte Ansichten"

Weitere Informationen Dateigrösse von Arbeitsmappen: Nicht mehr benötigte Ansichten löschen

Anzeigen des Protokolls aller Änderungen an einer Arbeitsmappe

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Zeigen Sie im Menü Extras auf Änderungen verfolgen, und klicken Sie dann auf Änderungen hervorheben.

2. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Änderungen während der Eingabe protokollieren aktiviert ist. Dieses Kontrollkästchen aktiviert die Freigabe der Arbeitsmappe und das Änderungsprotokoll.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wann, und klicken Sie im Feld Wann auf Alle.

4. Um die Änderungen in einem separaten Protokolltabellenblatt anzuzeigen, in dem Sie Informationen filtern können, um nach bestimmten Änderungen zu suchen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderungen auf einem neuen Blatt protokollieren. Um die Änderungen im Tabellenblatt hervorzuheben und Einzelheiten einzublenden, wenn Sie mit dem Mauszeiger über einer geänderten Zelle verweilen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderungen auf dem Bildschirm markieren.

5. Klicken Sie auf OK, und speichern Sie die Arbeitsmappe, falls Sie dazu aufgefordert werden.

Anmerkungen

» Das Kontrollkästchen Änderungen auf einem neuen Blatt protokollieren ist nur verfügbar, wenn beim Speichern der Arbeitsmappe das Kontrollkästchen Änderungen während der Eingabe protokollieren aktiviert war.

» Wenn Sie die Arbeitsmappe speichern, entfernt Microsoft Excel das Protokolltabellenblatt. Wenn Sie das Protokolltabellenblatt nach dem Speichern einsehen möchten, müssen Sie das vorstehend beschriebene Verfahren wiederholen, um es erneut anzuzeigen.

» Wenn Sie die Änderungen auf einem neuen Blatt protokollieren, können Sie nach bestimmten Änderungen suchen, indem Sie die Liste filtern. Klicken Sie im Protokolltabellenblatt auf den Pfeil rechts neben der Spaltenbeschriftung einer Spalte, die Sie nach bestimmten Informationen durchsuchen möchten, und wählen Sie den Datentyp aus, der in dieser Spalte angezeigt werden soll. Sie können die Suche optimieren, indem Sie weitere Spalten filtern.

» Microsoft Excel aktualisiert das Protokolltabellenblatt nicht automatisch. Um das Protokolltabellenblatt zu aktualisieren, so dass es alle von Ihnen seit der letzten Anzeige vorgenommenen und gespeicherten Änderungen enthält, speichern Sie die Arbeitsmappe, und wiederholen Sie dann die Schritte 1 bis 3, um das Protokolltabellenblatt erneut einzublenden.

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Zuletzt aktualisiert am 17.12.2008 / 08:00 Uhr
Zuletzt kontrolliert am 22.12.2008 / 07:00 Uhr
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